Case Study
Bestandsverwaltung mit Bestnoten: optimiertes Assetmanagement an einer Universität in Connecticut
Überblick
Über Jahre hatte sich die Wesleyan University bei der Verwaltung der IT-Infrastruktur auf überholte manuelle Prozesse verlassen. Um der enormen Zeit- und Ressourcenverschwendung entgegenzuwirken, wandte sich die Universität an Flexera, um mithilfe integrierter Lösungen den Aufwand für das Auffinden und Prüfen von IT-Assetdaten zu reduzieren. Die Entscheidung, beim Software- und Hardware-Asset-Management auf Flexera zu setzen, zahlte sich schnell aus. Zuvor hatte die Recherche eines neuen Hardwaremodells und die Aufnahme in den Servicekatalog bis zu eine Stunde in Anspruch genommen. Heute fallen dafür weniger als zehn Minuten an. Die Erstellung von Assetbestandsberichten dauert nun statt 45 Minuten nur noch weniger als zwei Minuten.
Die Herausforderung
Zeitraubender, manueller Prozess zur Identifizierung von Assets stellt kleines IT-Team vor Probleme
Die Wesleyan University ist ein privates Liberal-Arts-College in Middletown, Connecticut (USA). Zur Digitalisierung der Hardware- und Softwarebeschaffung hatten die IT-Mitarbeiter der Universität Lösungen von ServiceNow® eingeführt, einem Partner von Flexera. Die Tools sollten dem Team außerdem dabei helfen, einen internen Katalog genehmigter Assets zu erstellen, um die IT-Bestellung für die 3.200 Studierenden und 1.000 Fakultätsmitarbeiter auf dem Campus zu vereinfachen.
Nach Beginn der Initiative geriet der Aufbau des internen Katalogs jedoch schnell ins Stocken, da die spezifischen Modelldetails jedes Assets manuell erfasst werden mussten, um die korrekte Katalogisierung sicherzustellen. Oft nutzten die IT-Mitarbeiter Suchmaschinen, um diese Details zu finden, und arbeiteten sich durch Dutzende von nahezu identischen Produkten, bevor sie das richtige fanden. Für ein einziges Modell konnte diese Recherche eine ganze Stunde in Anspruch nehmen – ein höchst ineffizienter Prozess.
Normalize
Normalize
Deputy Chief Information Officer Karen Warren wusste, dass man mit einem solchen Prozess kaum für kontinuierlich aktuelle Daten würde sorgen können. Dazu kam die eher überschaubare Größe des campuseigenen IT-Teams.
„Es war viel repetitive, manuelle Arbeit notwendig, um die Spezifikationen des neuen Geräts zu ermitteln, die richtige Modellnummer zu finden und alle relevanten Informationen in einem einheitlichen Format zu erfassen“, berichtet Warren. „Es klingt banal, aber der Prozess forderte einen großen Teil unserer Zeit, sodass mein Team die deutlich wichtigeren Prioritäten aus dem Blick verlor.“
Ein neuer Ansatz musste her.
Die Lösung
Erfolgreiche Bewältigung von Herausforderungen im Hardware- und Softwaremanagement dank Flexera
Im Rahmen der jährlichen Knowledge-Konferenz von ServiceNow wurde Warren auf Normalize aufmerksam, eine Funktion der Data Platform von Flexera. Mit ihrem Leistungsumfang erwies sich die Lösung als vielversprechende Möglichkeit zur Bewältigung der Herausforderungen, denen die Universität im Zusammenhang mit ihrem Hardwarekatalog gegenüberstand. Normalize sorgt für die Zusammenstellung, Deduplizierung und Bereinigung von Daten aus vorhandenen Datenquellen interner IT-Assets. Dabei werden anhand von über 60 Millionen deterministischen Mappings Daten mit Technopedia, einer leistungsstarken Funktion in Data Platform, abgestimmt, um die Einheitlichkeit von Hardware- und Softwaredaten zur Optimierung von ITAM-Prozessen sicherzustellen. Als branchenweit bewährtes und umfassendes Repository für Hardware- und Softwareassetdaten ist Technopedia die ideale Ergänzung zu Normalize.
Die von Flexera bereitgestellten Daten dienen als Grundlage für eine Vielzahl von Initiativen, etwa in den Bereichen Herstellervertragsverwaltung, Lizenzmanagement, IT-Finanzverwaltung und Herstelleraudits.
Nach weiterer Recherche erkannte Warren, dass Normalize nicht nur jedem Hardwareprodukt die korrekten Daten automatisiert zuordnen und sie entsprechend eintragen würde, sondern dass sich die Lösung auch auf Software anwenden ließ – auf Assets also, die weit mehr Daten als Hardware enthalten. Technopedia und Normalize könnten laut Warren „mehrere dieser drängenden Herausforderungen für uns bewältigen und den Prozess in Zukunft automatisieren“.
Bei der endgültigen Entscheidung für den Erwerb von Normalize berücksichtigte Warren die Kosten für den Zeitaufwand zur manuellen Problemlösung sowie die immateriellen Auswirkungen, die das Problem auf die Abteilung hatte. Das Flexera-Team arbeitete mit Wesleyan zusammen, um zu verstehen, welche Probleme die Universität angehen musste und welche fallspezifischen Besonderheiten in die Lösung einbezogen werden mussten. Nach mehreren Produktdemos, bei denen Normalize erfolgreich auf die Daten von Wesleyan angewendet werden konnte, entschied sich die Universität schließlich für die Implementierung der Lösung.
Normalize
Normalize
[Bei unserem früheren Prozess] war viel repetitive, manuelle Arbeit notwendig, um die Spezifikationen des neuen Geräts zu ermitteln, die richtige Modellnummer zu finden und alle relevanten Informationen in einem einheitlich Format zu erfassen.
Karen Warren Deputy Chief Information Officer, Wesleyan University
Die Ergebnisse
Zeitersparnis von 80 % beim Assetmanagement der Universität dank Flexera
Normalize wurde schließlich in den ServiceNow-Workflow integriert – mit durchschlagendem Erfolg für das IT-Team der Wesleyan University. Hatte man zuvor noch bis zu eine Stunde benötigt, um ein neues Hardwaremodell in den Assetkatalog aufzunehmen, nimmt diese Aufgabe nun weniger als zehn Minuten in Anspruch.
Neben der messbaren Kostensenkung hat Normalize der Universität auch den nicht quantifizierbaren Vorteil garantierter Datengenauigkeit eingebracht. Das Risiko falsch eingegebener Modellnummern besteht nicht mehr. Warren und ihr Team können die vorhandene Hardware und Software nun in standardisierter Form analysieren und inventarisieren und diese Informationen mit deutlich höherer Zuverlässigkeit fristgerecht und fehlerfrei vorlegen, als dies vor der Implementierung von Normalize möglich war.
Dank Normalize kann das Team Berichte nun außerdem in weniger als zwei Minuten erstellen. Zuvor war es nötig gewesen, Daten mühsam aus zahlreichen Quellen zusammenzutragen – ein zeitaufwändiger Prozess, der laut Warren dem Zusammensetzen eines Puzzles gleichkam.
Benutzer von Data Platform benötigen 75 % weniger Aufwand bei der Verwaltung externer Audits* . 60 % weniger Zeit für Datenrecherche und -validierung* * laut einer 2019 durchgeführten Studie des unabhängigen
Forschungsunternehmens Hobson & Company
Für Warren erinnert der Einsatz von Normalize an die Wirkungsweise von Elektrizität: Bei normalem Betrieb läuft das Tool quasi unsichtbar im Hintergrund und ermöglicht die Ausführung anderer Prozesse, aber schon das geringste Problem macht sich sofort bemerkbar.
„Genau das erwarte ich von einem solchen Produkt“, so Warren. „Ich möchte nicht ständig damit interagieren müssen. Wenn das nötig wäre, hätten wir ebenso gut zu unserem ursprünglichen Vorgehen zurückkehren und jemanden aus dem Team für die Eingabe der Daten abstellen können. Diese Zeit müssten wir in dem Fall ja ohnehin aufwenden.“
