Case Study
Christchurch City Council spart 250.000 Neuseeland-Dollar und transformiert seine IT in nur 6 Monaten
Überblick
Kunde: Christchurch City Council
Mitarbeiter: 2.299
Standort: Neuseeland
Produkte: Snow Spend Optimizer, Snow Optimizer for SAP® Software
Featured Stats
250.000 Neuseeland-Dollar an Kosten im ersten Jahr vermieden
150.000 Neuseeland-Dollar bei Microsoft®-Lizenzen gespart
400 überflüssige Benutzerlizenzen gelöscht
236 unbekannte SaaS-Anwendungen entdeckt
Die Herausforderung
Eingeschränkte Transparenz und Effizienz durch veraltete Systeme
Als zuständige Verwaltungsinstanz kümmert sich das Christchurch City Council um die Bedürfnisse der rund 380.000 Einwohner von Christchurch, dem größten Ballungsgebiet auf der Südinsel Neuseelands. Das Council verfügt dabei über ein Budget von etwa 1,14 Mrd. Neuseeland-Dollar. In seinen Verantwortungsbereich fallen grundlegende öffentliche Dienstleistungen wie Abfall- und Recyclingwirtschaft sowie Sozialpflege und psychische Gesundheitsfürsorge.
Zur Erfüllung seiner Sorgfalts- und Compliancepflicht legt das Council alle drei Jahre einen Plan für das IT-Asset-Management vor. Darin werden technische Infrastruktur, IT-Assets und Leistung umfassend dokumentiert. Die in diesem Plan enthaltenen Daten finden Eingang in die Finanzberichte, die das Council zur Strategieentwicklung und zur Bewertung der IT-Effizienz heranzieht.
Als Colin Lawrence als neu ernannter Teamleiter zur Abteilung für IT-Asset-Management stieß, stellte er in Bezug auf die IT-bezogenen Planungsprozesse der Behörde erheblichen Modernisierungsbedarf fest. „Ganz konkret“, erinnert er sich, „lieferte die Bestandsanalyse kaum Transparenz hinsichtlich der vorhandenen Systeme. Die Erfassung, Zuordnung und Zusammenstellung von Daten erfolgte manuell über einen Zeitraum von sechs Monaten, wobei das behördeneigene Servicemanagementtool als Repository für Assetdaten diente. Diese Arbeitsweise hat uns, als es darum ging, dem Council nützliche Empfehlungen zu Funktionsweise, Kosten und Effizienzsteigerung unserer Abteilung zu liefern, ganz erheblich eingeschränkt.“
Eine zentrale Rolle spielte dabei die mangelnde Fähigkeit zur Erfassung der IT-Nutzung. Es fehlten aussagekräftige Informationen darüber, ob Assets – Server, Systeme oder Software – in der Vergangenheit erworben worden waren und dann ungenutzt blieben oder aber auch noch nach Produktlebensende weiterhin in der internen Bilanzaufstellung auftauchten. Darüber hinaus wurden die IT-Services für die einzelnen Abteilungen mit einem Einheitspreis pro Benutzer abgerechnet, unabhängig davon, in welchem Umfang die bereitgestellten Services tatsächlich in Anspruch genommen worden waren. Auf Mitarbeiter, die kaum auf ihre E-Mails zugriffen, entfielen somit die gleichen IT-Kosten wie auf Büroanwender, die tagtäglich mit beträchtlichen Datenmengen zu tun hatten. Welche Kosten die individuellen Betriebsabläufe jeder Abteilung tatsächlich verursachten, blieb dabei unklar.
„Uns gelang es, die Evaluierung in einem Zeitraum von etwa sechs Monaten durchzuführen. Dabei setzten wir einige clevere Workarounds zur Überprüfung der Systeme ein“, so Lawrence. „Wir konnten aufzeigen, was alles mit aktuellen, validierten Daten möglich ist: etwa die korrekte Wiedergabe von Abschreibungssätzen bei Assets in der Bilanz und die differenzierte Erfassung der IT-Nutzung auf Anwenderebene. Wir machten deutlich, welches Potenzial in der Einführung von effektivem Assetmanagement mit bewährten Tools und Prozessen liegt, und machten uns auf die Suche nach geeigneten Lösungen.“
Wir machten deutlich, welches Potenzial in der Einführung von effektivem Assetmanagement mit bewährten Tools und Prozessen liegt, und machten uns auf die Suche nach geeigneten Lösungen.
Colin Lawrence, Teamleiter, IT-Asset-Management Christchurch City Council
Die Lösung
Validierter Bestand mit aktuellen, authentifizierten Daten
Das Council ersuchte seine Beratungspartner Gartner, InfoTech und ITAM Review um aktive Beteiligung bei der Durchführung einer umfassenden Prüfung verschiedener Lösungen für das IT-Asset-Management sowie einer internen Evaluierung von Software- und Systemintegratoren.
„Bei der Auswahl der neuen Lösungen waren für das Christchurch City Council nicht nur der breit aufgestellte Funktionsumfang der Produkte und die Vielfalt der verfügbaren Konnektoren zu Software von Drittanbietern ausschlaggebend, sondern auch die Möglichkeit, manuelle Systeme durch optimierte, automatisierte Prozesse zu ersetzen“, erläutert Lawrence.
Die Einführung dieser Lösung war obendrein zu einem gewissen Grad mit einem Paradigmenwechsel im Council verbunden: Man würde die unkontrollierte IT-Umgebung hinter sich lassen und zu vollständiger Transparenz bei Assets, Anwendern und Nutzungsverhalten übergehen. Das IT-Team nahm sich die Zeit, die Abteilungsleiter über die möglichen Auswirkungen und Vorzüge aufzuklären. So etwa könne man in Zukunft von einer Kostenanalyse zur Unterstützung der betrieblichen Planung sowie von verbesserter Sicherheit durch den Wegfall nicht genehmigter Software und veralteter, stärker gefährdeter Geräte profitieren.
„Anders als bei vielen anderen IT-Deployments, die mehrere Jahre in Anspruch nehmen, erfolgte die Einführung in diesem Fall innerhalb weniger Monate und zeigte unmittelbar Wirkung – kurz bevor Neuseeland während der Corona-Pandemie in den zweiten Lockdown ging“, so Lawrence. „Zum ersten Mal überhaupt erhielten wir genaue Zahlen zu On-Premise-Geräten, Software und Cloudverträgen und konnten nachvollziehen, wer welche Software und Services nutzte.“
Der erste Schritt bestand für das Council darin, nach Bereitstellung der neuen Lösungen einen sogenannten „True-up“ zu erstellen – eine validierte Übersicht der Systeme, Anwender und Prozessoren für den gesamten Softwarebestand von Microsoft. In der Anfangsphase der Pandemie machten sich mit der Verlagerung des Arbeitsorts vom Büro ins eigene Zuhause beim Council erhebliche Änderungen beim Nutzungsverhalten bemerkbar.
„Vor 2020 gingen wir im Unternehmen davon aus, 400 Lizenzen aus unserer Lizenzvereinbarung streichen zu können. Nach der Implementierung bestätigten die neuen Lösungen diese Annahme. Als sich die pandemiebedingte Lockdownsituation weiter verschärfte, enthüllte der True-up einen starken Anstieg der Nachfrage nach Microsoft-Office-Produkten, die von einem Niedrigstwert von rund 2.100 auf einen Höchstwert von 2.400 schnellte“, berichtet Lawrence. „Die entscheidende Fähigkeit dieser Lösungen ist die automatische Erfassung von Softwareasset- und Nutzungsdaten, die einem ein umfassendes Bild der eigenen IT-Umgebung verschafft. Durch die Berücksichtigung aktueller, authentifizierter Daten ermöglichen die Lösungen eine Anpassung von betrieblichen Abläufen und Lizenzentscheidungen zugunsten des größtmöglichen Mehrwerts und eben dabei den Weg zur Umsetzung der Geschäftsziele.“
Wir konnten uns Echtzeiteinblicke in Sicherheitsrisiken, Softwarenutzung und Assetbestand verschaffen, um dem Council die strategische Entscheidungsfindung zu erleichtern und so die zuverlässige Servicebereitstellung sicherzustellen. Diese Lösungen ermöglichen es uns, den richtigen Mitarbeitern aus den richtigen Gründen und für die richtigen Aufgaben die richtigen Ressourcen an die Hand zu geben.
Colin Lawrence, Teamleiter, IT-Asset-Management Christchurch City Council
Das Ergebnis
Echtzeiteinblicke für verbesserte Compliance, geringere Kosten und verminderte Risiken
Für das Team beim Christchurch City Council zeigten die Maßnahmen unmittelbar und eindrucksvoll Wirkung, wie Lawrence ausführt: „Im ersten Jahr konnten wir unsere Microsoft-Lizenzen anhand der Daten viel genauer auf die Benutzeranforderungen abstimmen. Auf diese Weise haben wir Kosten in Höhe von 250.000 Neuseeland-Dollar eingespart.“
Dank verbesserter Kontrolle und Transparenz der umfangreichen IT-Landschaft der Behörde war es nun möglich, Benutzern bedarfsgerecht Microsoft-Lizenzen zuzuweisen. In einigen Fällen konnte man auf kostengünstigere Optionen umsteigen, weil Benutzer nicht den gesamten Funktionsumfang der Office-Suite benötigten.
„Mithilfe dieser Lösungen machten wir 236 cloudbasierte Anwendungen ausfindig, von denen weder wir noch die Abteilungsleiter überhaupt wussten. Dazu kam auch noch unzulässige Gaming-Software, die wir bei Benutzern entdeckten. Wir konnten uns Echtzeiteinblicke in Sicherheitsrisiken, Softwarenutzung und Assetbestand verschaffen, um dem Council die strategische Entscheidungsfindung zu erleichtern und so die zuverlässige Servicebereitstellung sicherzustellen“, so Lawrence. „Mit diesen Lösungen sind wir in der Lage, Mitarbeitern aus den richtigen Gründen und für die richtigen Aufgaben die richtigen Ressourcen an die Hand zu geben.“
Die frühen Erfolge nahm das Council zum Anlass, seine Bestrebungen mit Snow Optimizer for SAP® Software auf die zentralen SAP-Anwendungen auszuweiten. Das Tool erlaubt die Erfassung und Analyse von SAP-Lizenzdaten, die Automatisierung der Verwaltung von Lizenzen einschließlich ihrer Verlängerung sowie die Gewährleistung umfassender Compliance bei gleichzeitiger Minimierung der bereitgestellten Lizenzen.
Zusätzlich profitiert die Behörde dank der Lösungen von institutionsweiter IT-Wartung während des gesamten Lebenszyklus und kann veraltete und ungenutzte Software stilllegen sowie Geräte am Lebensende verantwortungsvoll entsorgen. Im Ergebnis erreicht das Council so nicht nur Wiederverwertungs- und Umweltschutzziele, sondern kann eine Bilanz vorweisen, die ein realistisches Bild seiner IT-Assets zeichnet. Diese Daten bilden wiederum eine belastbare Grundlage, auf der Führungskräfte und politische Verantwortungsträger fundierte betriebliche und strategische IT-Entscheidungen treffen können.
Die Umstellung des Councils von On-Premise- auf Cloudlösungen wird sich auch ganz konkret auf seine Lizenzen für Microsoft Office auswirken. Anstelle der gewohnten Universallösung wendet man sich in diesem Zusammenhang einem neuen Ansatz zu: Unter Einsatz der erworbenen Produkte will man die Anwendungsnutzung gezielt auf Benutzerebene analysieren, um die optimale Lizenzzusammensetzung zu ermitteln – diejenige also, die allen Beteiligten Kosteneffizienz und Nutzenmaximierung verspricht.
„Das Christchurch City Council“, erklärt Lawrence abschließend, „vollzieht einen Wandel zu einer modernen, schlanken IT-Architektur, bei der IT-Kosten und Investitionen unter Berücksichtigung von Assets und Nutzungsverhalten zugewiesen und Geschäftsstrategien anhand von validierten, aktuellen Daten geplant werden können. Die Software vermittelt uns das grundlegende Verständnis dafür, was unser Bestand umfasst und wie wir ihn verwenden. Sie hilft uns dabei, in die Flexibilität und Agilität unserer Belegschaft zu investieren und befähigt uns letztlich, Christchurch bessere öffentliche Dienstleistungen zu geringeren Kosten anbieten zu können.“
Microsoft is a registered trademark of the Microsoft Corporation.
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