Case Study
Sicherheit im Fokus: mehr Effizienz für ein internationales Versicherungsunternehmen
Überblick
Dieser Konzern zählt mit seinen 153.000 Mitarbeitern und Vertriebspartnern sowie mehr als 105 Mio. Kunden zu den weltweit führenden Versicherungs- und Vermögensverwaltungsunternehmen und ist in 54 Ländern vertreten. Hinter all seinen Geschäftstätigkeiten steht der Anspruch des Unternehmens, zu schützen, was wichtig ist. Dazu gehört die Verantwortung als Versicherer, vorausschauend Maßnahmen zu ergreifen, um Risiken besser zu verstehen und Kunden zuverlässige Sicherheit zu bieten.
Das Unternehmen setzte die Flexera-Lösung für das IT-Asset-Management (ITAM) ein, schöpfte das Potenzial der Lösung jedoch nicht vollständig aus, was einen ineffizienten und kostspieligen Softwarelizenzierungsprozess zur Folge hatte. Mit Unterstützung von Flexera gelang es dem Unternehmen, seine Lizenzierungsprozesse zu optimieren und zu straffen. Das Ergebnis: unzählige eingesparte Arbeitsstunden und maximaler Lösungsmehrwert.
Die Herausforderung
Unnötig zeit- und kostenintensiver manueller Ansatz
Als bestehender Flexera-Kunde verwendete das Versicherungsunternehmen bereits die ITAM-Lösung zur globalen Softwarelizenzverwaltung – bislang allerdings nur als Inventarisierungstool zur Erfassung von Daten. Die eigentlichen Aktivitäten rund um die Lizenzierung wurden nach wie vor manuell mit Excel-Arbeitsblättern durchgeführt, was nicht nur Aufwand und Kosten in die Höhe trieb, sondern das Unternehmen auch dem Risiko menschlicher Fehler aussetzte.
Dem ITAM-Ansatz von Flexera liegt ein zentrales Repository für den gesamten Hardware- und Softwarebestand sowie für alle Lizenzberechtigungen und Vertragsdaten zugrunde. Um die Investition bestmöglich zu nutzen, machte sich das Unternehmen mithilfe der Customer-Success- und Professional-Services-Team von Flexera daran, seine Nutzung der ITAM-Lösung zu optimieren.
Die Lösung
Effektiverer Einsatz der zuvor unzureichend genutzten ITAM-Lösung
Gemeinsam verfolgten der Versicherungsriese und Flexera einen zweistufigen Ansatz, der zunächst eine Bestandsaufnahme und anschließend die Implementierung eines darauf aufbauenden Plans vorsah. Das SAM-Team des Unternehmens arbeitete im Rahmen von Workshops mit Flexera-Experten zusammen, um die Nutzung der ITAM-Lösung im Unternehmen sowie den Reifegrad seines Software-Asset-Managements für die wichtigsten Hersteller zu prüfen und zu verstehen.
Die Projektteams und das zuständige Entscheidungsgremium verfolgten die Fortschritte und arbeiteten dabei eng mit dem SAM-Team des Unternehmens zusammen, um Lücken im Herstellermanagement zu erkennen und Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen. Dies umfasste die Abbildung relevanter Herstellerberechtigungen in der ITAM-Lösung, die Erstellung und Konfiguration von Lizenzen, die Verwaltung nicht anerkannter Nachweise sowie den Ausbau der Verwaltung nicht lizenzierter Installationen.
Darüber hinaus bewertete das Unternehmen vorhandene Installationen und Validierungen seines Bestands und der Lizenznutzung. Die Teams besprachen Möglichkeiten, mithilfe der Reportingfunktionen der ITAM-Lösung von Flexera Berichte und Ansichten für die Benutzeroberfläche zu erstellen. Am Ende des Prozesses hatte man eine umfassende Vorstellung davon, wie sich der gesamte Lizenzierungsprozess mithilfe der Automatisierungsfunktionen und Tools der Flexera-Lösung straffen ließ.
Dank der Automatisierung mit der ITAM-Lösung von Flexera
dauert die Zuordnung von Bestandsdaten, für die bei manuellem Vorgehen eine Stunde nötig gewesen war, nur noch wenige Minuten.
Die Ergebnisse
Freisetzung von Ressourcen und Nutzung wertvoller Optimierungschancen
Das Versicherungsunternehmen konnte das Potenzial der ITAM-Lösung von Flexera gewinnbringend ausschöpfen und eine neue Arbeitsweise in der eigentlichen Lösung etablieren. So entfiel die Notwendigkeit, bei der Erarbeitung des Lizenzstatus die Lizenzinhaber in hohem Maße einzubeziehen. Das Ergebnis: Teams konnten durch den Wegfall manueller Tätigkeiten an Effizienz gewinnen und Zeit und Kosten sparen.
Die interaktive Ausrichtung des Projekts und umgesetzte Trainingsmaßnahmen im Team schlugen sich in einem erhöhten Reifegrad des Lizenzmanagements nieder. Dem Unternehmen war es nun möglich, Dokumentation zur gemeinsamen Nutzung verfügbar zu machen, Lizenzen effektiv zu verwalten, Berichte zu erstellen und den Automatisierungsgrad bei Aufgaben der Systemwartung zu steigern. In der Summe bedeutete das eine Freisetzung von enormem Optimierungspotenzial in Bezug auf den Lizenzstatus bei wichtigen Herstellern.
