Case Study
Panasonic Europe schafft Effizienzen und Einsparungen mit neuem SAM- und Serviceansatz
Überblick
Kunde: Panasonic Information Systems Company Europe (stellt IT-Services für die Panasonic Europe Group bereit)
Standorte: EU, Vereinigtes Königreich, Schweiz, Russland
Mitarbeiter: > 12.000
Erfolge
• Erschlossene Einsparmöglichkeiten in Höhe von 100.000 US-Dollar bei Microsoft-Lizenzen
• Rückführung 450 ungenutzter Lizenzen
Die Herausforderung
Erschwerte Verwaltung und hohe Gebühren durch autonome Strukturen
Panasonic zählt zu den weltweit größten Entwicklern von Technologien und Lösungen in den Bereichen Unterhaltungselektronik, Automobil und B2B. Die in Europa angesiedelten Geschäftseinheiten des Unternehmens sind Teil der globalen Panasonic Corporation und beschäftigen mehr als 12.000 Mitarbeiter in der Region.
Die Komplexität eines solchen Konzerns stellt besondere Anforderungen an die IT-Infrastruktur. Um diesen gerecht zu werden, gründete das Unternehmen die Panasonic Information Systems Company Europe (PISCEU), eine Sparte der Panasonic Business Support Europe GmbH.
Jede Einheit unter dem Dach von Panasonic verfolgte bislang einen eigenständigen Managementansatz. Obwohl sich diese Herangehensweise für das Unternehmen als erfolgreich erwiesen hat, brachte sie enormen Herausforderungen für die IT- und Software-Asset-Management-Teams mit. Lokale Geschäftseinheiten arbeiteten unabhängig und verwalteten ihre Daten, einschließlich der für Softwareassets, eigenständig. Die Grundlage bildeten dabei in der Regel Spreadsheets, die man von – häufig stark eingebundenen – Führungskräften erhielt.
Obwohl PISCEU die Lizenzcompliance in dieser Struktur so genau wie möglich einhielt, fielen im konkreten Fall eines wichtigen Audits erhebliche ungeplante Zusatzgebühren an. Langwierige Audits und das kostspielige Hinzuziehen externer Berater, die Abhilfe schaffen sollten, konnten nicht die Lösung sein. Ein effektiverer Ansatz musste her.
Ulf Kütemeyer, Senior Manager Contracting & Procurement, berichtet: „Die Gebühren aus dem Softwareaudit waren ein Weckruf für alle Geschäftseinheiten von Panasonic in Europa. Im Laufe der Zeit hatten wir einen ausufernden Bestand aus Server-, Client-, On-Premise- und abonnementbasierter Cloudsoftware auf Tausenden von Systemen angehäuft. Unsere manuell ausgerichteten Software-Asset-Management-Prozesse hielten da nicht mit. Wir wollten die für Softwareaudits aufgewendete Zeit, Arbeit und Kosten durch die Sicherstellung der Compliance und Straffung des Software-Asset-Managements reduzieren. Daher überlegten wir, wie sich die hochgradig unabhängig agierenden Geschäftseinheiten dazu bewegen ließen, einen Teil ihrer Selbstverwaltung zugunsten eines zentralisierten IT-Serviceangebots aufzugeben. Nur so wären eine Verbesserung der Compliance, Senkung der Kosten und Verringerung von Risiken möglich.“
Dank der transparenten Einblicke, die wir mit der SAM-Lösung von Snow Software gewonnen haben, konnten wir fünf neue Rahmenverträge mit wichtigen Herstellern aushandeln. Damit profitieren wir jetzt von deutlichen Preisnachlässen beim Kauf von Lizenzen. Die Zuweisung an die Unternehmen von Panasonic erfolgt über einen zentralen Pool und aus einer starken Complianceposition heraus.
Ulf Kütemeyer, Senior Manager Contracting & Procurement Panasonic Information Systems Company Europe
Die Lösung
Bedarfsgerechte Funktionalität ohne Abstriche beim Datenschutz
Das zentrale IT-Services-Team von PISCEU prüfte verschiedene Lösungen für das Software-Asset-Management. Besonderen Wert legte man dabei auf die Möglichkeit, On-Premise-Lösungen als auch Abonnements in der Cloud verwalten zu können. Angesichts der 12.000 Benutzer, die in eigenständigen Geschäftsbereichen auf unterschiedlichste Lösungen wie Adobe und Microsoft® zugriffen, erhoffte man sich davon wertvolle Vorteile. Die SAM-Lösung von Snow war einer der vielversprechenden Kandidaten.
Insbesondere überzeugte das Team etwa die Möglichkeit zur Überwachung der Softwarenutzung über einen Browser. Auch vom Snow Data Intelligence Service (DIS) zeigte man sich bei PISCEU beeindruckt: Dieser umfangreiche Katalog wird laufend aktualisiert und enthält Software aus der größten Datenbank zur Anwendungserkennung und ermöglicht die Identifizierung durch den SAM-Service.
Den potenziellen Vorteilen standen jedoch Bedenken sowohl aufseiten der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer gegenüber, dass durch die Überwachung des Webbrowsers Nutzungsinformationen erfasst werden könnten. Um diese Bedenken auszuräumen, setzte man sich mit den Betriebsräten zusammen, die PISCEU als Unternehmen mit Sitz in Deutschland frühzeitig in das Projekt einbezogen hatte. Gemeinsam verschaffte man sich einen Überblick darüber, wie die Snow-Lösung durch die vollständige browserbasierte Überwachung und Verwaltung von Cloudsoftware Daten erfasst, speichert und weitergibt, ohne dabei in die Benutzeraktivitäten einzugreifen.
„Wir entschieden uns letztendlich für die Lösung, weil sie alle von uns benötigten Funktionen abdeckt – vom DIS bis zur Verwaltung installierter und browserbasierter Software –, ohne dabei Abstriche beim Datenschutz zu machen“, so Ulf Kütemeyer. „Zum ersten Mal konnten wir, bei entsprechender Einführung des Services in den Geschäftsbereichen, einen transparenten Überblick über die Software im gesamten Unternehmen gewinnen.“
Das Ergebnis
Mehr Effizienz bei Kosten und Verwaltung dank fortschrittlicher Softwareoptimierung mit SAM
Die außerordentlich breite Benutzerbasis bei Microsoft-Office-Produkten bot dem Unternehmen einen ersten vielversprechenden Ansatzpunkt zur Optimierung seines Softwarebestands. Konkret nutzte man Snow SAM zunächst, um die Anzahl der Lizenzen zu ermitteln und auf Basis des jeweiligen Nutzungsverhaltens den passenden Lizenztyp für jeden Benutzer zu bestimmen.
„Mithilfe von Snow SAM stellten wir fest, dass etwa 450 Mitarbeiter keinen Gebrauch von ihrer Lizenz für Microsoft Office machten. Allein diese Erkenntnis eröffnete ein Einsparungspotenzial in Höhe eines bis zu sechsstelligen Eurobetrags“, so Ulf Kütemeyer.
„Die SAM-Lösung von Snow verschafft uns lückenlose Transparenz hinsichtlich der Nutzung, Lizenzierung und Bereitstellung von Software. Anhand dieser Informationen können wir die einzelnen Lizenztypen, die Menge der Lizenzen und ihre Zuordnung optimal abstimmen. Bei Verträgen einer gewisser Größenordnung, etwa bei Microsoft und Adobe, kann unser zentrales IT-Team Lizenzen quasi auf Vorrat erwerben. Sollte eine lokale Geschäftseinheit die Benutzerzahl reduzieren, setzen wir – nicht ganz ohne Risiko – darauf, dass wir die nun überzähligen Lizenzen an anderer Stelle innerhalb des Konzerns nutzen können.“
„Im Endeffekt bedeutet das“, so Kütemeyer weiter, „dass wir den Geschäftseinheiten SAM als Service anbieten und so vermitteln, wie wir die Kosteneffizienz erhöhen, das Risiko hoher Auditgebühren senken und das Softwaremanagement optimieren können.
Dank der transparenten Einblicke, die wir mit Snow SAM gewonnen haben, konnten wir fünf neue Rahmenverträge mit wichtigen Herstellern aushandeln und profitieren jetzt von deutlichen Preisnachlässen bei der Beschaffung von Lizenzen. Unternehmen der Panasonic Group haben nun die Möglichkeit, Lizenzen jederzeit wieder in den Lizenzpool aufzunehmen. Das macht sie flexibler, während wir einen besseren Einblick in die konzernweite Nutzung gewinnen und dadurch Optimierungsmaßnahmen ergreifen können.“
Darüber hinaus ist es dem IT-Services-Team dank Snow SAM erstmals möglich, Software über die ganze Unternehmensgruppe hinweg zentral zu optimieren. Durch die Konsolidierung zu standardisierten Lösungen und Tools vereinfacht Panasonic Europe komplexe Strukturen, reduziert Betriebskosten und strafft Geschäftsprozesse.
Abschließend stellt Kütemeyer fest: „Das Service-Modell bringt uns einen nachweisbaren Mehrwert und wird zunehmend auch von anderen Geschäftseinheiten bei Panasonic übernommen. Das wiederum beeinflusst unsere Skaleneffekte positiv und verschafft uns eine starke Complianceposition. Angesichts der Vorteile, die sich aus unserem Ansatz ergeben haben, plant PISCEU eine konzernweite Einführung der Lösung. So sollen Risiken und Kosten noch weiter minimiert und Betriebsabläufe optimiert werden.“
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