Überblick
Die niederländische Polizei beschäftigt etwa 65.000 Mitarbeiter, die sich auf zehn Polizeibezirke, eine nationale Polizeieinheit und ein Polizeidienstzentrum verteilen. Als Behörde mit verteilter Organisationsstruktur ist sie besonders darauf angewiesen, dass Lizenzen zuverlässig nachverfolgt werden können. Ferner obliegt es ihr, die Kostenübernahme auf die tatsächliche Nutzung von Anwendungen zu beschränken und eine durchgehend hohe Datenqualität sicherzustellen. Beim IT-Asset-Management (ITAM) setzt man größtenteils auf On-Premise-Lösungen, will sich in Zukunft aber verstärkt der Cloud zuwenden. Im Laufe der bereits zehnjährigen Zusammenarbeit mit Flexera konnte die niederländische Polizei nicht nur Zeit und Frust, sondern vor allem Kosten in Millionenhöhe sparen.
Die Herausforderung
Konsolidierung zieht Verwirrung in der IT nach sich
Als staatliche Behörde muss die niederländische Polizei beim Kostenmanagement besonders planvoll und sorgfältig vorgehen. Während andere Organisationen übermäßige Kosten oder falsch kalkulierte Haushaltsposten aus Gewinnen bezahlen können, werden alle zusätzlichen Kosten, die der niederländischen Polizei entstehen, aus Steuergeldern bestritten.
Die Behörde nahm eine umfangreiche Konsolidierung der Dienststellen vor, wobei von ursprünglich 27 Informations- und Kommunikationsumgebungen nur noch sieben übrig blieben. In der Folge kam es zu Unsicherheiten in Bezug auf die Technologienutzung. Gleichzeitig verschärfte sich die Frist für die Installation und Automatisierung einer geeigneten Lösung für das Software-Asset-Management (SAM).
Das IT-Team hatte Schwierigkeiten, SAM-Lizenzen zu überwachen, und benötigte eine einfache Lösung zur Verwaltung dezentraler Umgebungen.
Flexera sieht ein Problem und hilft uns dabei, es zu lösen. Das ist für uns am wichtigsten.
John Haenen, Software Asset Consultant Niederländische Polizei
Die Lösung
Verfügbarkeit vertrauenswürdiger IT-Daten
Was der niederländischen Polizei fehlte, waren vertrauenswürdige Daten – ohne entsprechende Datenqualität würde man auch interne Abläufe nicht optimieren können.
Man entschied sich für die ITAM-Lösung von Flexera, die im Vergleich zu anderen Optionen auf dem Markt eine ausgereiftere Alternative darstellte. John Haenen, Softwareberater der niederländischen Polizei, hebt die Aktualität der Daten hervor: „Flexera hält die Daten immer auf dem neuesten Stand und liefert uns so überlegene Qualität.“
Innerhalb der Behörde sind besonders die Auditkoordinatoren, Softwareeigentümer, Management- und Risikoverantwortlichen sowie das Security Operations Center auf die ITAM-Daten von Flexera angewiesen.
Flexera stellte den Mitarbeitern ein Supportteam zur Seite, das sie bei der Einhaltung des Zeitplans sowie bei der reibungslosen Installation und Wartung der Software unterstützte.
Die Bemühungen blieben nicht unbemerkt: In einem konkreten Fall zeigten sich sowohl ein namhafter Hersteller als auch die beteiligte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hochzufrieden mit der Auditbilanz. Für die niederländische Polizei fielen keinerlei True-up-Kosten an.
Seit Einführung von Flexera ITAM konnte die Behörde jedes einzelne Herstelleraudit ohne Probleme abschließen. „Unsere Stärke liegt darin“, so Haenen, „dass wir Bestand und Nutzung unserer Assets und Lizenzen genau im Blick haben. Das haben wir Flexera zu verdanken.“
Vor zehn Jahren mussten wir uns fünf bis sechs Audits im Jahr unterziehen. Jetzt ist es nur noch maximal ein Audit, weil sich die Hersteller untereinander austauschen und wissen, dass unsere Daten stimmen. Sie halten jeder Prüfung stand.
John Haenen, Software Asset Consultant Niederländische Polizei
Das Ergebnis
Einsparung von mehreren Millionen Euro und Kostenvermeidung
Nach der Implementierung der ITAM-Lösung von Flexera gab es einige grundlegende Veränderungen bei der niederländischen Polizei. Zuvor hatte man zwar die Software, nicht aber die Lizenzen im Blick gehabt. Jetzt werden sowohl das Budget als auch der Beschaffungsprozess für Softwarelizenzen zentral verwaltet. Bei größeren Projekten ist das Team nun in der Lage, die Lizenznutzung, die damit verbundenen Kosten und wichtige Kennzahlen genau zu überwachen. Dazu kommt neu gewonnene Kontrolle über Lizenzen bei Änderungen der Servernutzung. Mit Blick auf die ITAM-Implementierung stellt Haenen fest: „Der Umfang der Prozessänderungen ist der Grund, warum der Umstieg vier bis fünf Jahre in Anspruch genommen hat: So vieles muss neu ausgerichtet werden und es sind Investitionen in Personal, Training und Umgebung nötig. Das SAM erstreckt sich auf zahlreiche verschiedene Aspekte – ein solches Vorhaben ist nicht innerhalb eines Jahres umsetzbar.“
Auch aus finanzieller Sicht profitiert die Behörde von Flexera: Mehrere Millionen Euro konnten durch verbesserte ITAM-Prozesse und Kostenvermeidung eingespart werden.
In Zukunft hat die niederländische Polizei mit Flexera einen bewährten Ansprechpartner, der sie bei der Erfassung und Überwachung von Kosten für die Private und Public Cloud unterstützt.
