Case Study
Max Life Insurance spart bei Softwarelizenzen und fördert Wachstum
Überblick
Führendes Versicherungsunternehmen mit Sitz in Indien
Mitarbeiter: > 15.000
Geräte: > 7.000
Produkte: Snow Spend Optimizer (End User Computing)
Erfolge
10 % Einsparungen bei den fünf größten Posten für Unternehmenssoftware
100 % proaktive Compliance mit dem Managed Service für Softwarehersteller von Silver Leaf Solutions
Vereinfachte interne Softwareauditprozesse und Umstellung von jährlichen auf vierteljährliche Audits ohne zusätzliche Ressourcenkosten
Die Herausforderung
Lizenzoptimierung in einem großen Unternehmen mit manuellen Nachverfolgungsprozessen
Max Life, ein führendes Versicherungsunternehmen mit Sitz in Indien, wollte Einzel- und Unternehmenskunden noch mehr Unterstützung bieten und zu diesem Zweck sein Angebotsportfolio erweitern. Um Budget für die Entwicklung neuer Policen freizusetzen, suchte man nach Möglichkeiten, im Unternehmen Betriebskosten einzusparen.
Als Unternehmen mit mehr als 15.000 Mitarbeitern gab Max Life jährlich besonders viel Geld für Cloudservices, IT-Infrastruktur und Softwarelizenzen aus. An diesen Stellen wollte man demnach ansetzen, um zielgerichtete Initiativen zur Kostensenkung durchzuführen.
Suhail Ghai, Chief Digital & Information Officer bei Max Life, beschreibt die Herausforderung so: „Als großes Unternehmen verlassen wir uns im täglichen Betrieb auf verschiedenste Software und Services. Dies umfasst alle möglichen Anwendungen von Microsoft 365® und Zoom bis hin zu Servervirtualisierungstechnologien und Oracle-Datenbanken. Für jede Software und jeden Cloudservice gibt es unterschiedliche Lizenztypen und spezifische Nutzungsbedingungen. Angesichts der Zehntausenden von Benutzern, die auf unseren Softwarebestand zugreifen, war es eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe, den Überblick über die einzelnen Lizenzvereinbarungen zu behalten.“
Die zuständigen Softwareassetmanager bei Max Life nutzten Spreadsheets, um den Lebenszyklus der beschafften Softwarelizenzen nachzuverfolgen. Dieser mühsame, manuelle Ansatz war arbeitsintensiv und anfällig für menschliche Fehler.
Als die Hersteller von geräte- zu benutzerbasierter Lizenzierung übergingen, erschwerte dies bei Max Life die Abbildung der aktuellen Nutzung. In der Folge erwarb das Unternehmen häufig zu viele neue Abonnements und verursachte so genau die Art von Kosten, die man eigentlich vermeiden wollte.
Ghai fährt fort: „Ein eindeutiger, detaillierter Überblick über unsere Softwareinvestitionen und die zugehörigen Lizenzen war nötig, um die Compliance mit den Servicebedingungen der OEM-Hersteller zu gewährleisten. Außerdem benötigten wir einen optimierten Kostenansatz für neue Lizenzen und mussten die zeitraubende manuelle Arbeit im Zusammenhang mit Softwareaudits verringern, die für die Compliance unerlässlich sind.“
Wir konnten zahlreiche Lizenzen ausfindig machen, die wir bereits erworben hatten und für andere Services unserer Softwarehersteller verwenden konnten. Führt man sich einmal vor Augen, dass wir über Tausende von Lizenzen verfügen, wird einem das enorme Einsparpotenzial bewusst.
Suhail Ghai, Chief Digital & Information Officer Max Life Insurance
Die Lösung
Unübertroffene Einblicke, Integrationsfähigkeit und Transparenz
Max Life stellte eine Arbeitsgruppe mit allen wichtigen Beteiligten zusammen, darunter Teams aus den Bereichen Hardware- und Software-Asset-Management, Endbenutzer-Computing, Rechenzentrumsmanagement, Risikomanagement sowie Sicherheit und Audit.
„Nachdem wir verschiedene Softwareprodukte für das Assetmanagement geprüft hatten, waren wir uns einig, dass Snow Spend Optimizer als benutzerfreundlichste Option den größten Funktionsumfang bot“, so Ghai. Uns beeindruckte besonders, mit welchem Detaillierungsgrad die Lösung uns Einblicke in Bezug auf unser Lizenzportfolio eröffnete: Sie erfasste all unsere Software-, Cloud- und Hardwareassets, einschließlich der zugehörigen Lizenzvereinbarungen und Kennzahlen zur Anwendungsnutzung.“
Die Produktsuite erwies sich demnach in mehrfacher Hinsicht als nützlich: „Mit dem Inventarisierungstool haben wir eine weitere Lösung eingeführt, die uns eine schnelle, unkomplizierte und effiziente Prüfung der Lizenzen und Verwaltung der Assets ermöglicht. Außerdem haben wir die Oracle-Managementlösung implementiert, die in Snow Spend Optimizer for Datacenter enthalten ist. Zusammen verschaffen uns diese Lösungen ein deutlich höheres Maß an Transparenz bei unseren Softwarelizenzvereinbarungen.“
Für die Implementierung sicherte sich Max Life die Unterstützung durch Silver Leaf Solutions, einem IT-Beratungsunternehmen mit Fokus auf Softwarelizenzierung und Kostenoptimierung. Silver Leaf Solutions begleitete Max Life bei der Integration von Snow Spend Optimizer mit den vorhandenen Lösungen wie IBM License Metric Tool, VMware, Hyper-V, Microsoft® Office 365® und Zoom.
Als Anbieter von proaktivem Managed Service deckt Silver Leaf Solutions die 50 wichtigsten Hersteller ab, deren Anwendungen Max Life nutzt, und überwacht diese nahezu in Echtzeit. Darüber hinaus erstellt das Unternehmen regelmäßig Berichte zu insgesamt 700 Softwareherstellern mit rund 300 Verträgen, die rund 3.000 Produkte abdecken.
Abhishek Sharma, Director & Global SAM Practice Lead bei Silver Leaf Solutions, wertet die Partnerschaft als Erfolg: „Bei der Zusammenarbeit mit Max Life ist es uns innerhalb von nur 90 Tagen gelungen, die Bereitstellung abzuschließen und erste Ergebnisse im Rahmen unseres Managed Service zu erzielen. Das ist bemerkenswert – Lösungen anderer Anbieter nehmen deutlich mehr Zeit und Mühe in Anspruch. Unter diesen Voraussetzungen können wir nicht nur sehr schnell einen ROI liefern, sondern auch ausgezeichnete Datengenauigkeit und -klarheit.“
Das Ergebnis
Deutliche Steigerung bei Einsparungen und Geschwindigkeit durch umfassende Optimierung
Sechs Monate nach Einführung der Lösungen kann Max Life erhebliche Lizenzeinsparungen im erweiterten Unternehmenskontext vorweisen. Mit dem Managed Service von Silver Leaf Solutions erhält das Unternehmen nahezu in Echtzeit Einblick in die Softwarenutzung und -lizenzierung der 50 wichtigsten Hersteller. Diese Transparenz ermöglicht jederzeit eine stets aktuelle und genaue Übersicht über Kosten und Compliance.
„Die agentenbasierte Software bietet Max Life nahezu in Echtzeit Einblick in die Softwarelizenzierung und beendet die Abhängigkeit von herstellereigenen Tools. So etwa konnten wir zahlreiche Lizenzen ausfindig machen, die wir zwar erworben, aber nie genutzt hatten. Die eingesparten Kosten können wir jetzt für andere Services unserer Softwarehersteller verwenden“, erklärt Ghai. „Führt man sich einmal vor Augen, dass wir über Tausende von Lizenzen verfügen, wird einem das enorme Einsparpotenzial bewusst.“
Der Managed Service von Silver Leaf Solutions verwendet Daten aus Snow Spend Optimizer, um das Managementreporting für Softwareassets zu automatisieren. Max Life kann auf diese Weise ermitteln, wer welche Softwareprodukte nutzt, diese mit internen Sicherheitsrichtlinien abgleichen und, wenn nötig, nicht genehmigte Software blockieren. Durch die Abkehr von manuellen Prozessen und die Unterstützung durch den Managed Service von Silver Leaf Solutions gelang Max Life der Wechsel von jährlichen zu quartalsweise durchgeführten internen Softwareaudits – und das, ohne die Kosten für Ressourcen in die Höhe zu treiben. Das Unternehmen profitiert damit von einer deutlich gestärkten Compliance.
„Dadurch, dass wir nahezu in Echtzeit Transparenz darüber gewinnen, welche Softwareassets bei Max Life wo und von wem bereitgestellt und genutzt werden, sind wir in puncto Compliance mit Lizenzvereinbarungen wesentlich besser aufgestellt. Außerdem verringern sich so das finanzielle Risiko und das Reputationsrisiko für unser Unternehmen“, so Ghai.
Die Stärkung der Compliance brachte Max Life auch eine ISO-Zertifizierung für den reibungslosen Betrieb von IT-Systemen und -prozessen ein.
Zusammenfassend stellt Ghai fest: „Snow Spend Optimizer stellt einen echten Wendepunkt für uns dar. Dank der neuen Datengenauigkeit hat Max Life einen deutlich besseren Überblick über Softwarelizenzen und kann sicherstellen, dass Softwarepakete nur dann angeschafft werden, wenn wirklich Bedarf besteht. Der Managed Service von Silver Leaf Solutions hilft uns dabei, die Vorzüge der Lösungen bestmöglich auszuschöpfen und so Softwarekosten zu optimieren. Die Einsparungen werden wir in den Ausbau der Betriebstätigkeiten reinvestieren, damit unser Unternehmen wachsen und mehr Kunden in Indien faire, bezahlbare Versicherungen anbieten kann.“
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