Case Study
EDEKA DIGITAL spart Millionen von Euro an Lizenzkosten für SAP®-Software
Überblick
IT-Serviceprovider der EDEKA-Gruppe
Standort: Deutschland
Mitarbeiter: 400.000
Produkte: Snow Optimizer for SAP® Software
Erfolge
• Eingesparte Softwarelizenzkosten in Höhe von über 6,2 Mio. Euro
• Deutliche Zeitersparnis bei der Vorbereitung auf SAP-Softwareaudits
• Erstellung relevanter USMM-Berichte innerhalb weniger Minuten
• Vereinfachtes Benutzer- und IT-Asset-Management
Die Herausforderung
Zeitraubendes und unzuverlässiges Lizenzmanagement als Kostentreiber und Ursache für Effizienzprobleme
Die 1907 gegründete EDEKA-Gruppe betreibt mehr als 11.000 Verkaufsstellen in ganz Deutschland – vom Laden an der Ecke bis zur großen Marktfiliale. 2020 lag der Umsatz bei über 61 Mrd. Euro. Als genossenschaftlich organisierter kooperativer Unternehmensverbund verfügt EDEKA über sieben unabhängig agierende Regionalgesellschaften und ein zentrales IT-Kompetenzzentrum, EDEKA DIGITAL, das auch Finanz-, Marketing- und Techniksupport bietet.
Zur Verwaltung aller wichtigen Unternehmensprozesse von der Zentrale bis zur Verkaufsfläche nutzt die EDEKA-Gruppe ERP-Lösungen von SAP. Fast jeder der 400.000 Mitarbeiter bei EDEKA greift täglich auf die SAP-Systeme zu.
Nico Fleisch, Lizenzmanager bei EDEKA DIGITAL, erklärt den Lizenzierungsansatz im Unternehmen: „Mit den Lizenztypen Self Service, Professional, Developer sowie der speziell auf unseren Anwendungsfall zugeschnittenen Option Retail User verfügt EDEKA über eine Zusammenstellung verschiedener SAP-Lizenzen. Damit können wir jedem Benutzer genau die richtigen Zugriffsberechtigungen für seine jeweilige Rolle erteilen. Die Verwaltung der Benutzerlizenzen und die Vorbereitung auf SAP-Audits erwies sich für uns als Mammutaufgabe und nahm uns im Laufe des Jahres stark in Anspruch. 2019 waren die Lizenzkosten für neue Benutzer ohne Optimierungsinitiativen bereits auf 7,5 Mio. Euro angestiegen.“
Jede EDEKA-Region ist für ihre eigene SAP-Infrastruktur zuständig. Angesichts einer so heterogenen Gruppe von Verkaufsstellen wurde die Verwaltung der SAP-Lizenzen zu einem zeitintensiven und zudem unzuverlässigen Unterfangen. „Wir wollten unsere Prozesse optimieren und Betriebskosten senken, um den Mitgliedern unserer Genossenschaft und natürlich unserer Kundschaft im Geschäft besseren Service bieten zu können“, so Fleisch. „Ziel war es, den Zeitaufwand für SAP-Audits zu reduzieren, mehr Ressourcen für Aufgaben mit einem höheren Mehrwert freizusetzen und die Betriebseffizienz in der IT zu verbessern. Und wenn wir die SAP-Nutzung auf Benutzerebene ermitteln könnten, wären wir in der Lage, unsere SAP-Lizenzen gezielter auf die individuellen Anforderungen abzustimmen und deutliche Einsparungen zu erzielen.“
Das Team von EDEKA DIGITAL begab sich auf die Suche nach Möglichkeiten, sich bei geringerem Zeitaufwand angemessen auf SAP-Lizenzaudits vorzubereiten und diese durchzuführen. Zusätzlich wollte man durch optimierte Lizenzzuordnung und eine Verringerung der erworbenen Benutzerlizenzen die SAP-Kosten senken.
Wir können unsere Lizenznutzung nahezu in Echtzeit abbilden und Lizenzzuordnungen dadurch kontinuierlich überwachen. Dank dieses Überblicks vermeiden wir unnötige Kosten für nicht benötigte Lizenzen. Darüber hinaus lassen sich inaktive Benutzerkonten jetzt innerhalb weniger Stunden erkennen und deaktivieren. Mit dem integrierten SAP-Tool für das Assetmanagement hatte dieser Prozess noch bis zu einen Monat in Anspruch genommen.
Nico Fleisch, Lizenzmanager EDEKA DIGITAL
Die Lösung
Herausragender Service und rasche Bereitstellung schaffen unternehmensweit Transparenz
Nach der Sichtung mehrerer Lösungen prüfte das Team von EDEKA DIGITAL ausgewählte Lösungen und unterzog sie anhand von Pilot-Deployments in den SAP-Umgebungen des Konzerns einem Praxistest.
Snow Optimizer for SAP® Software wurde innerhalb weniger Stunden bereitgestellt und konfiguriert. „Wir konnten auf umfassenden Support und fundierte technische Daten zurückgreifen“, so Fleisch rückblickend. „Der Service war herausragend und stimmte uns zuversichtlich, Snow Optimizer for SAP® schnell, zuverlässig und sicher in den Produktionsbetrieb überführen zu können.“
Snow Optimizer for SAP® Software ist ein zertifiziertes Add-on für ERP von SAP. Es wird als Teil der SAP-Umgebung bereitgestellt und übernimmt dabei die Sicherheits-, Governance- und Kontrolleinstellungen des bestehenden SAP-Systems. Dementsprechend fließen keine externen Daten durch Übertragung oder Extraktion in die von Snow Optimizer for SAP® Software analysierten Transaktionsdaten ein. Die Lösung wird einmalig und zentral in der SAP-Umgebung bereitgestellt und führt Daten aller Satellitensysteme in einer einheitlichen Übersicht zusammen.
„Das Deployment von Snow Optimizer for SAP® Software erfolgte als einzelne Instanz in dem SAP-System, das mit Central User Administration für die zentralisierte Benutzerverwaltung vorgesehen ist. Das ermöglicht uns die Darstellung, Verarbeitung und Verwaltung von Lizenzdaten aller angebundenen SAP-Lösungen“, erklärt Fleisch.
Das Ergebnis
Drastische Kostensenkungen dank überlegener Transparenz und Lizenzoptimierung
Mithilfe von Snow Optimizer for SAP® Software konnte EDEKA DIGITAL die zusätzlichen Kosten für Benutzerlizenzen im Jahr 2019 von 7,5 Mio. auf nur 1,3 Mio. Euro senken – eine Ersparnis von 6,2 Mio. Euro. Die freigesetzten Mittel standen dem Unternehmen anschließend für Innovationsinitiativen zur Verfügung.
„Snow Optimizer for SAP® Software hat uns die Nachverfolgung von Benutzerlizenztypen über alle SAP-Instanzen hinweg enorm erleichtert“, so Fleisch. „Dadurch konnten wir falsch zugeordnete Lizenztypen ermitteln und die Lizenznutzung unternehmensweit optimieren, was erhebliche Einsparungen mit sich brachte.“
Mit der erhöhten Transparenz über konzernweite Lizenzvereinbarungen ist EDEKA DIGITAL nun gut aufgestellt und kann sich deutlich effizienter auf SAP-Softwareaudits vorbereiten.
„Snow Optimizer for SAP® Software lässt uns schnell und unkompliziert Daten abrufen, um gezielt Erkenntnisse zu unseren SAP-Instanzen zu gewinnen. Das sind z. B. Benutzerlizenztypen, der Umfang der Lizenztypennutzung oder die RAM-Belegung bei der Verarbeitung von SAP-Workloads“, erklärt Fleisch. „Benötigten wir früher noch bis zu einem Jahr, um uns auf ein SAP-Audit vorzubereiten, können wir nun dank Snow Optimizer for SAP® Software alle erforderlichen Daten in weniger als sechs Monaten zusammentragen. Das verschafft uns mehr Zeit, die wir in wertschöpfende Aufgaben investieren können.“
Wie es für ein Unternehmen dieser Größenordnung üblich ist, stützt sich EDEKA auf ganz eigene Geschäftsprozesse. Anfangs war Snow Optimizer for SAP® Software nicht vollständig auf diese individuellen Rahmenbedingungen abgestimmt. Fleisch zufolge konnten die Entwickler jedoch zügig entsprechende Anpassungen vornehmen, damit alle unternehmensspezifischen Anforderungen automatisch berücksichtigt werden.
Fleisch zieht eine positive Bilanz: „Wir konnten unseren IT-Bestand erfolgreich optimieren und viele unserer internen Assetmanagementprozesse verschlanken. Diese Maßnahmen ermöglichen es unseren Mitarbeitern wiederum, sich verstärkt der Bereitstellung von exzellentem Service zuzuwenden. Sie führen außerdem zu beträchtlichen Einsparungen, die wir wiederum in das Unternehmenswachstum von EDEKA investieren können.“
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