Case Study
Lösung mit System: Lizenzmanagement für einen Dienstleister im Bereich Elektronikfertigung
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Überblick
Zollner, ein weltweit führender Dienstleister in der Elektronikfertigung, hatte mit komplexen SAP-Lizenzanforderungen zu kämpfen und wollte das Risiko teurer, unerwarteter True-up-Kosten senken. Das Unternehmen benötigte ein geeignetes System zur Erfassung und Analyse der erforderlichen Daten für die interne Kostenverrechnung und Vertragscompliance. Mit FlexNet Manager for SAP Applications von Flexera erhielt Zollner die Möglichkeit der kontinuierlichen Lizenzbewertung und -optimierung. Unter diesen Voraussetzungen kann das Unternehmen nun die Einhaltung seiner SAP-Lizenzvereinbarungen zuverlässig gewährleisten. Darüber hinaus konnte es die Auditkosten senken und unnötige Kosten für nicht benötigte Lizenzen vermeiden.
Die Herausforderung
Unternehmensrisiken aufgrund mangelnder Transparenz im Lizenzmanagement
Zollner entwickelt und produziert Produkte im Auftrag von Kunden aus verschiedensten Branchen, darunter die Automobilindustrie, Industrieelektronik, Luft- und Raumfahrt, Verteidigung, Messtechnik und Telekommunikation. Produktionsaufträge umfassen sowohl einzelne Komponenten als auch komplette Systeme. Kunden werden über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg von den etwa 9.000 Mitarbeitern bei Zollner unterstützt.
Als Auftragshersteller muss Zollner in der Lage sein, schnell und zuverlässig auf wechselnde Anforderungen zu reagieren. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, setzt das Unternehmen auf modernste Technologie, Innovation und robuste IT-Unterstützung. Geschäfts- und IT-Strategien werden sorgfältig koordiniert, eng miteinander verknüpft und präzise umgesetzt. Seit 2006 verwendet Zollner die SAP Business Suite, deren Module zu den wichtigsten und am häufigsten verwendeten Anwendungen im Unternehmen gehören. Der Einsatz von Software wie SAP kann jedoch auch zu hohen Lizenzkosten führen, da die SAP-Lizenzierung sich durchaus komplex gestaltet und es schwierig sein kann, für jeden Benutzer den optimalen Named-User-Lizenztyp auszuwählen.
Nach der Implementierung der SAP Business Suite stellte Zollner fest, dass Lizenz- und Vertragsmanagement während der Vertragsverhandlungen deutlich komplexer geworden waren. Grund dafür war die Zusammensetzung der Belegschaft, die sowohl aus festangestellten Mitarbeitern als auch aus Zeitarbeitskräften bestand. Wenn Informationen zu genutzten SAP-Lizenzen, Benutzern verschiedener Systeme und Zuordnungen zwischen Lizenztypen und konkreten Mitarbeiterprofilen fehlen, riskieren Unternehmen hohe und unvorhergesehene True-up-Kosten, die die Gesamtinvestitionen in SAP-Software in die Höhe treiben.
Für Zollner bestand das Risiko von Lizenzaudits und ungeplanten Kosten
Die Lösung
Einführung einer Optimierungslösung für Softwarelizenzen zur Einsparung von Ressourcen und Verwaltung von True-up-Kosten
Das IT-Management von Zollner implementierte FlexNet Manager for SAP Applications, eine Lizenzoptimierungslösung, die die Lizenzverwaltung im Unternehmen erleichterte, ein internes Kostenverrechnungsmodell auf den Weg brachte und SAP-True-ups ins Visier nahm. Dadurch konnte das Unternehmen vertragliche Schwierigkeiten lösen und ein Lizenzmanagementsystem entwickeln, das zugleich auf interne Bedingungen und wirtschaftliche Gegebenheiten abgestimmt war.
FlexNet Manager for SAP Applications ist eine Investition in das Lizenz- und Vertragsmanagement für SAP, die sich lohnt.
Günther Hacker IT-Leiter, Zollner
Die Ergebnisse
Optimierung der SAP-Lizenzen mit monatlicher Berichterstellung
Unter den neuen Voraussetzungen kann Zollner die Einhaltung seiner SAP-Lizenzvereinbarungen zuverlässig gewährleisten und Auditkosten und -risiken senken. Darüber hinaus lassen sich nun unnötige Kosten für nicht benötigte Lizenzen vermeiden. Das Unternehmen verfügt über das nötige Wissen, um den künftigen Lizenzbedarf besser zu planen.
„FlexNet Manager for SAP Applications ist eine Investition in das Lizenz- und Vertragsmanagement für SAP, die sich lohnt“, so Günther Hacker, IT Director bei Zollner. Das Unternehmen spart Geld, weil es nicht jedes Jahr 20 bis 30 ungenutzte Lizenzen erwerben und verwalten muss. „Darüber hinaus können wir bei der internen Kostenverrechnung sparen, die auf den Daten von FlexNet Manager for SAP Applications basiert“, fährt Hacker fort
FlexNet Manager for SAP Applications vereint die Vorteile der monatlichen Berichterstattung mit denen der jährlichen Bewertung und Optimierung von SAP-Lizenzen. Die Lösung von Flexera optimiert den True-up-Prozess für SAP und schafft die notwendige Transparenz für eine präzisere Datenerfassung.
„Die monatlichen Nutzungsberichte bilden auch die Grundlage für Prognosen zum Lizenzbedarf“, erklärt Hacker. „So wissen wir immer, ob wir zusätzliche Lizenzen kaufen müssen und wie viele Lizenzen für jeden Benutzertyp benötigt werden.“ Anhand dieser Prognosedaten lassen sich nun Budgets fundiert planen.
85 % Senkung der nicht budgetierten True-up-Kosten pro Jahr bei Kunden von FlexNet Manager* * laut einer 2019 durchgeführten Befragung unter Flexera-Kunden