Überblick
Die DBS Bank ist eine international tätige Bank und Finanzdienstleistungsgesellschaft mit Sitz in Marina Bay, Singapur. Sie wurde 1968 von der Regierung Singapurs gegründet und ist heute mit Vermögenswerten von über 518 Mrd. Singapur-Dollar (Stand: 2017) die größte Bank Südostasiens.
DBS betreibt über 280 Zweigstellen in weltweit 18 Märkten und ist besonders stark in Singapur, Indonesien, Indien, Hongkong, China und Taiwan vertreten.
Der Chief Procurement Officer von DBS überwacht dabei den Softwareeinkauf und ist für die Abwicklung aller Abläufe bei anfallenden Herstelleraudits zuständig.
Die Herausforderung
DBS stand vor einer Herausforderung, der viele Unternehmen im Zusammenhang mit der Softwarebeschaffung oder Softwareaudits gegenüberstehen. Die Bank erwarb regelmäßig Software auf Anfrage von Benutzern, verfügte aber über kein ausgereiftes Software-Asset-Management (SAM), um den tatsächlichen Lizenzstatus transparent im Blick zu behalten.
Mit dem Erwerb von Softwarelizenzen erklären sich Unternehmen rechtsgültig mit der Durchführung von Softwareaudits einverstanden. Um sich präventiv gegen damit verbundene Risiken abzusichern, gab die DBS Bank übermäßig hohe Summen für Desktop- bis Rechenzentrumssoftware aus, die quasi als Puffer fungieren sollte – eine beliebte Strategie zur Vermeidung von Complianceverstößen.
Ein proaktives Unternehmen ist auf umfassende und genaue Daten zu seinem Assetbestand angewiesen. Gemeinsam mit Aufzeichnungen zu bisherigen Anschaffungen sowie zur Lizenzcompliance tragen diese Informationen zu einem reibungslosen Auditablauf bei. DBS verfolgte jedoch eher einen reaktiven Ansatz. Das Fehlen normierter Bestandsdaten im Unternehmen bedeutete beträchtliche Betriebsunterbrechungen im Fall eines Softwareaudits. Tatsächlich erwies sich der Auditprozess in zwei konkreten Fällen als besondere Herausforderung.
Wir lassen uns bei Audits nicht mehr so schnell von Softwareherstellern einschüchtern. Dank Flexera wissen wir jetzt genau über unseren Softwarebestand und unser Nutzungsverhalten Bescheid – damit verfügen wir über die nötigen Daten und das nötige Selbstvertrauen.
Donna Trowbridge DBS Chief Procurement Officer
Hinter dem ersten Audit stand ein großer Hersteller von Unternehmenssoftware. DBS investierte viel Arbeit in die Erfüllung aller Anforderungen. Dies umfasste auch die Ausführung von Auditskripten in der Umgebung der Bank. Der Hersteller forderte 18 Mio. US-Dollar an Auditstrafzahlungen und True-up-Gebühren für Lizenzen. In diesem Fall führte das Vertriebsteam des Herstellers zeitgleich auch Verhandlungen mit DBS über zusätzliche Geschäfte. Das sorgte beim Management der Bank für Bedenken und schadete der Beziehung zum Hersteller.
Das zweite Audit führte der Hersteller einer Rechenzentrumssoftware durch. In diesem Fall war der Auditprozess besonders ressourcenintensiv und nahm insgesamt mehr als ein Jahr in Anspruch. Ähnlich wie schon beim ersten Audit strengte der Hersteller währenddessen Geschäftsverhandlungen an. Besonders beunruhigt war die DBS Bank angesichts des Umstands, dass trotz der anhaltenden Unterbrechungen und Ungewissheit durch den Prüfprozess letztendlich keine zusätzlichen True-up-Kosten oder Strafgebühren fällig waren.
In Zukunft wollte man verhindern, dass derartige Konflikte im Zusammenhang mit Audits Herstellerbeziehungen belasten, etwa durch Aufnahme von Geschäftsverhandlungen seitens des Softwareunternehmens, während der eigentliche Prüfprozess noch nicht abgeschlossen ist.
Es musste einen besseren Ansatz geben.
Die Lösung
Mit dem Ziel, das Risiko zeit- und ressourcenintensiver Hersteller-Audits zu reduzieren und die Beziehung zu seinen Softwareherstellern zu verbessern, initiierte DBS ein Verfahren zur Auswahl einer geeigneten Software-Asset-Management-Lösung. Dabei stellte das Unternehmen drei zentrale Anforderungen an die gesuchte Lösung:
- Es musste eine von Oracle® und IBM® anerkannte Lösung sein, deren Daten bei einem Audit oder einem Lizenz-True-up akzeptiert werden.
- Man wollte mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das sowohl professionelle Serviceleistungen für die Toolimplementierung als auch Best Practices für die Lizenzierungsregeln verschiedener Softwarehersteller bot.
- Das System sollte eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweisen. Aufgrund seiner komplexen Umgebung fasste DBS eine On-Premise-Lösung ins Auge, die von allen IT-Abteilungen verwaltet und für Einblicke in ihren Lizenzstatus genutzt werden konnte.
DBS entschied sich für die FlexNet® Manager Suite for Enterprises von Flexera. Auf diese Weise wollte man mehr Kontrolle sowohl über die Lizenzberechtigungen großer Hersteller wie Oracle, IBM, Microsoft® und Adobe® als auch einer Vielzahl kleinerer Hersteller gewinnen. Gerade solche Nischenhersteller mit ihrer leicht zugänglichen und zu installierenden Software können Experten im Einkauf die Vorbereitung auf Audits erschweren. Dank der FlexNet Manager Suite steht DBS jetzt eine Bibliothek für die Anwendungserkennung zur Verfügung, die mehr als 230.000 Anwendungen von über 16.000 Herstellern umfasst. Damit kann die Bank nun im Handumdrehen erkennen, welche Software installiert wurde und an welcher Stelle im Unternehmen sie genutzt wird.
DBS führte außerdem äußerst detaillierte Softwarerichtlinien ein und erarbeitete alle neuen SAM-Prozesse unter spezieller Berücksichtigung von Installation und Einkauf. Seine Hersteller teilte die Bank in drei Kategorien ein. In die oberste Kategorie fielen Anbieter wie Oracle, IBM und Microsoft, die die erforderliche Infrastruktur für unternehmenskritische Aufgaben und Prozesse bereitstellten. Mit Flexera steht DBS ein Partner zur Seite, der die Bank mit seinem Leistungsangebot bei der Verwaltung und Optimierung der Software von Herstellern der obersten Kategorie unterstützt. So können Kosten gesenkt und das Auditrisiko möglichst niedrig gehalten werden.
Bisher hatte man auf einen manuell ausgerichteten Complianceprozess gesetzt, der auch die Erbringung von Lizenznachweisen durch die jeweiligen Mitarbeiter erforderte – ein zeitraubender Ansatz. Jetzt können Mitarbeiter die benötigten Anwendungen führender Hersteller völlig unabhängig im Rechenzentrum installieren. Im Rahmen einer monatlichen Inventarisierung verschafft sich die DBS Bank anhand von Daten aus der FlexNet Manager Suite einen Überblick über neu installierte Software. Das Beschaffungsteam verwaltet einen Pool ungenutzter Lizenzen. Ist eine Lizenz für eine neu ermittelte Anwendung verfügbar, wird sie der entsprechenden Geschäftseinheit berechnet. Gibt es keine solche freie Lizenz, wird sie beim Hersteller erworben. Dank Flexera kann die DBS Bank darauf vertrauen, dass sie ihren Bestand genau im Blick hat und die Lizenzcompliance durchgehend sichergestellt ist.
Flexera war da, wenn wir Unterstützung brauchten. Das vermittelte Wissen ist für das Team bei DBS von unschätzbarem Wert.
Donna Trowbridge
Die Vorteile
Dank der FlexNet Manager Suite for Enterprises von Flexera konnte DBS die Kontrolle gewinnen: Wo unerwartete Herstelleraudits die Bank früher in Zugzwang brachten, verfolgt sie heute einen proaktiven Ansatz zu eigenen Bedingungen. Die von FlexNet Manager bereitgestellten Daten geben dem Chief Procurement Officer der DBS Bank die Gewissheit, dass Lizenzbestimmungen eingehalten werden, und nehmen die Angst vor Audits.
Unter Zuhilfenahme der FlexNet Manager Suite erarbeitete DBS eine detaillierte Auditrichtlinie, die alle Softwarehersteller befolgen müssen, wenn sie Geschäfte mit der Bank tätigen wollen:
- Für das Herstelleraudit müssen Flexera-Daten herangezogen werden.
- Der Hersteller darf Skripte nur dann in der DBS-Umgebung ausführen, wenn er nachweisen kann, dass die Flexera-Daten fehlerhaft sind.
- Ein Audit muss innerhalb von maximal sechs Wochen abgeschlossen werden. Dauert ein Audit länger als sechs Wochen, muss der Hersteller DBS für die Zeit auf Grundlage einer festgelegten Gebührenliste entschädigen.
- Während des Audits werden keine neuen Geschäfte oder Verkaufsaktivitäten mit diesem Hersteller getätigt. Der Vertriebsmitarbeiter des Herstellers muss während des gesamten Audits anwesend sein, um die Auswirkungen des Audits auf die Bank vollständig zu verstehen.
- DBS vergleicht die ursprüngliche Forderung des Herstellers mit der endgültigen Zahl, auf die sich die Auditoren einigen. Wenn festgestellt wird, dass DBS keine zusätzlichen Lizenzgebühren oder auditbedingten Zahlungen schuldet, setzt DBS den Hersteller auf eine Blacklist und es dürfen 18 Monate lang keine Geschäfte mit dem Hersteller getätigt werden.
Mithilfe dieser Richtlinie kann verhindert werden, dass Softwarehersteller unangemessene Forderungen stellen oder den Auditprozess dazu verwenden, zusätzliche Umsatzerlöse zu generieren. Setzt der Hersteller diese Methoden ein, ohne dass der Auditprozess zu zusätzlichen True-up-Kosten führt, wird er auf eine Blacklist gesetzt.
Dank Flexera kann DBS Audits jetzt aus einer Position der Stärke und Gelassenheit angehen.
Donna Trowbridge
Die Ergebnisse
Flexera gab DBS die nötige Sicherheit, um proaktiv handeln zu können. Die Bank führte feste Prozesse und Kontrollen ein, die auch unabhängig von Auditanforderungen eingehalten werden. DBS hat keinerlei Probleme mit rechtmäßigen Lizenz-True-ups für genutzte, aber nicht lizenzierte Software. Mit dem neuen Ansatz kann die Bank künftige Herausforderungen gut vorbereitet und mit fundierter Datengrundlage angehen.
Softwareaudits enden häufig mit der Einigung auf einen Teil des vom Hersteller geforderten Betrags. Da DBS die fundierten Daten von Flexera heranziehen kann, muss das Unternehmen sich keine Sorgen mehr über solche Kompromisszahlungen machen. Der transparente Lizenzüberblick verschafft der Bank vollständige Gewissheit darüber, wie viel sie einem Softwarehersteller tatsächlich schuldet. So führte zum Beispiel ein großer Technologiehersteller ein regionales Audit seiner Software in Singapur durch und verlangte 15 Mio. US-Dollar. DBS zahlte jedoch letztendlich nur True-up-Kosten in Höhe von 200.000 US-Dollar, die die tatsächlichen Nutzungsdaten widerspiegelten.
Möchte ein Hersteller ein Audit durchführen, wird ihm ein entsprechender Compliancebericht der FlexNet Manager Suite vorgelegt. Dieser bildet den Ausgangspunkt für den Prüfprozess.
Geringere Softwarekosten
Der Bank gelang nicht nur die Gestaltung einer Umgebung, in der sie die kontinuierliche Lizenzcompliance sicherstellen und damit das Risiko von Herstelleraudits reduzieren konnte, sondern auch eine Umstellung ihrer Einkaufsprozesse. Als „Lizenzbroker“ kann das Team nun bedarfsgerecht auf die zahlreichen Softwareanforderungen im gesamten Unternehmen reagieren. Wenn eine entsprechende Anfrage an die Einkaufsabteilung gestellt wird, greift man jetzt dort auf einen Pool verfügbarer Lizenzen zurück, um den Bedarf zu decken. So kann das Unternehmen seine Softwarekosten optimieren und den Einkauf neuer Software vermeiden, die nicht benötigt wird.
DBS wendet auch ein Verfahren zur Neuzuweisung von Lizenzen an. Wird eine Softwarelizenz nicht mehr benötigt, kann sie zurückgegeben und wieder in den Lizenzpool aufgenommen werden. Das Ergebnis ist eine Umgebung, in der Software für kurze Zeiträume aus dem Pool „gemietet“ werden kann, ohne dass zusätzliche Lizenzen erworben werden müssen.
Mit den Daten von Flexera können wir sicher sein, dass die Compliance durchgehend gewährleistet ist.
Donna Trowbridge
Flexera half DBS dabei, in Bezug auf Softwarelizenzvereinbarungen bessere Entscheidungen zu treffen. Viele Softwarevertriebsmitarbeiter handeln am Ende eines Quartals neue Lizenzvereinbarungen aus, um ihre Verkaufsquoten zu erreichen. Dank Flexera weiß DBS genau über die eigenen Kosten und die tatsächliche Lizenznutzung Bescheid. Auf diese Weise kann die Bank endlich fundierte Entscheidungen über Softwarelizenzen treffen.
Zusammenarbeit mit Flexera
Flexera brachte das nötige Fachwissen über Lizenzen und Best Practices mit, um DBS bei der Umsetzung des SAM-Programms zu unterstützen. Die Zusammenarbeit mit Flexera beschreibt Chief Procurement Officer Donna Trowbridge als positive Erfahrung: „Für mich zählt in der Regel das Endergebnis, und in diesem Fall konnten wir hervorragende Ergebnisse erzielen. Wir sparen Geld, verwalten unsere Software besser und müssen keine Angst vor Audits haben. Flexera hat einen wichtigen Teil dazu beigetragen.“
