Case Study
Flexera SaaS Manager
Optimierung redundanter SaaS-Anwendungen – ein Anwendungsbeispiel
Profile
Ein Finanzdienstleister wollte seine Gesamtkosten für SaaS-Anwendungen senken.
Lösung
Mithilfe von Flexera SaaS Manager konnten die unternehmensweit anfallenden SaaS-Kosten erfasst werden.
Vorteile
Durch die Abschaffung einer redundanten Anwendung konnte das Unternehmen jährliche Kosten von 1 Mio. US-Dollar einsparen.
Die Herausforderung
Ein führendes Finanzdienstleistungsunternehmen beauftragte Flexera mit der Prüfung von Kostenabrechnungen, um die Gesamtkosten für Software-as-a-Service (SaaS) im Unternehmen zu ermitteln. Man vermutete, dass die Nutzung von SaaS-Anwendungen zunehmend außer Kontrolle geriet und unternehmensweit mehrere Anwendungen mit vergleichbaren Funktionen genutzt wurden. Das Unternehmen verfügte zu diesem Zeitpunkt jedoch über keine Möglichkeit, ohne monatelange manuelle Datenerfassung aussagekräftige Einblicke in die SaaS-Kosten zu erhalten.
The financial services company gave Flexera a year’s worth of expense reports to scan using the Flexera SaaS Management software. Flexera SaaS Manager’s proprietary expense scanner compared the company’s expense data against more than 32,000 known SaaS applications to identify all probable SaaS expenses.
Die Ergebnisse
Flexera SaaS Manager deckte laufende Zahlungen für 1.500 unternehmensweit bereitgestellte SaaS-Einzelanwendungen auf. Für das vergangene Jahr beliefen sich diese Zahlungen auf über 43 Mio. US-Dollar.
Kostenerfassung mit SaaS Manager
Nicht genehmigte Anwendungen 1.500 Ermittlung von 1.500 als SaaS-Anwendungen erfassten Einzelanwendungen im Kostenerfassungsprozess
Nicht genehmigte Kosten > 43 Mio. USD jährliche SaaS-Kosten > 43 Mio. USD jährliche Gesamtkosten sind auf 1.500 Einzelanwendungen zurückzuführen.
Hinweis: In diesem Fall wurden alle SaaS-Anwendungen als nicht genehmigt oder unbekannt gekennzeichnet, da das Unternehmen seine bekannten SaaS-Anwendungen nicht katalogisiert hatte und zur Bestimmung der SaaS-Kosten ausschließlich die entsprechende Scanfunktion von Flexera SaaS Manager verwendete.
Identifizierung von SaaS-Redundanzen
Dem Unternehmen lag nun schwarz auf weiß die unglaubliche Summe von 43 Mio. Dollar vor, die es für SaaS-Anwendungen ausgab. Entsprechend eilig hatte man es, herauszufinden, welche Anwendungen mit denselben Basisfunktionen im Einsatz und daher redundant waren.
Flexera SaaS Manager ordnete jede der 1.500 Anwendungen einer SaaS-Kategorie zu, um eventuelle Überschneidungen auszumachen. So fiel Workday® beispielsweise in die Kategorie Human Capital Management (HCM), Slack unter Kommunikation und Messaging, Tableau® unter Datenvisualisierung usw.
Anwendungen, die in dieselbe Kategorie passen, jedoch leichte Unterschiede in Funktionsumfang und Leistungsvermögen aufweisen, sind unter Umständen redundant. So fällt etwa Box™ als Filesharing-Anwendung in dieselbe SaaS-Kategorie wie Dropbox™ und Sharefile® und steht mit diesen beiden Anbietern in direktem Wettbewerb. Es kann also aus gutem Grund angenommen werden, dass sich das Funktionsspektrum der einzelnen Anwendungen überschneidet. Im nächsten Schritt galt es zu ermitteln, ob eine der Anwendungen für die Erfüllung der geforderten Aufgabe ausreichen könnte und die anderen somit hinfällig würden.
Flexera SaaS Manager identifizierte 59 Redundanzen unter den 1.500 Anwendungen, was Kosten in Höhe von 14 Mio. US-Dollar und damit einem Anteil von 32 % an den gesamten SaaS-Kosten des Unternehmens entsprach.
Anwendungsredundanzen Gesamtzahl einzelner Anwendungen: 1.500 Ermittelte redundante Anwendungen: 59
Anteil redundanter Anwendungen
4 %
Gesamte unnötige Anwendungskosten
14 Mio. USD
Anteil der Kosten redundanter Anwendungen an Gesamtkosten
32 %
Nächste Schritte
Unter den ermittelten 59 Redundanzen fanden sich drei HCM-Anwendungen: Workday®, PeopleFluent® und SAP SuccessFactors®. Die jährlichen Kosten für die drei Anwendungen beliefen sich auf 4 Mio. US-Dollar, was einem Anteil von 9 % der gesamten SaaS-Kosten des Unternehmens entsprach. Da die drei Anwendungen großflächig ähnliche Zwecke erfüllten, hinterfragte man die Notwendigkeit zum parallelen Betrieb. Zugleich unterschieden sie sich aber jeweils in ihrem Funktionsumfang. Das Unternehmen beschloss daher, die Anwendungen einer genaueren Prüfung zu unterziehen. So wollte man feststellen, ob möglicherweise auf eine oder zwei davon verzichtet werden konnte.
Standardmäßig dient Workday® innerhalb des Unternehmens als „Single Source of Truth“ und damit als zentrale Datenquelle für den Finanzdienstleister. Laut Peer-to-Peer-Software-Reviews ist SAP SuccessFactors® in der Branche die ähnlichste Alternative* zu Workday®. Für SAP SuccessFactors® und PeopleFluent® ist Workday® die ähnlichste Alternative in der Branche. Nach einer Gegenüberstellung der Funktionen aller Anwendungen ermittelte das Unternehmen Workday® als stärkste Option und stellte fest, dass PeopleFluent® weder genügend einzigartige Funktionen bot, noch die beste Alternative zu den anderen beiden Anwendungen darstellte.
* Ähnlichste Alternative gemäß Peer-to-Peer-Software-Reviews, aufgeführt unter „Referenzen“
Anwendung | Kosten seit Jahresbeginn |
---|---|
Slack | 2.000.000 USD |
Workday | 2.000.000 USD |
ShareFile | 1.500.000 USD |
Box | 1.000.000 USD |
PeopleFluent | 1.000.000 USD |
Tableau Online | 950.000 USD |
SuccessFactors | 700.000 USD |
Eine Anwendung abgeschafft, 1 Mio. US-Dollar eingespart
Das Finanzdienstleistungsunternehmen entschied sich dazu, PeopleFluent aus seinem SaaS-Anwendungskatalog zu streichen. Der Wegfall dieser einen HCM-Anwendung brachte Einsparungen in Höhe von jährlich 1 Mio. US-Dollar mit sich und reduzierte die SaaS-Gesamtkosten um 2 %.
Possibility
- Workday ist die Standardanwendung des Finanzunternehmens und dessen „Source of Truth“.
- PeopleFluent ist weder für Workday noch für SuccessFactors die „nächstliegende Alternative“.
- Durch Streichung von PeopleFluent und Wegfall als Kostenfaktor könnten HCM-Kosten um rund 1 Mio. US-Dollar pro Jahr reduziert werden.
Anwendung | Kosten | Ähnlichste Alternative* |
---|---|---|
Wegfall von PeopleFluent als jährlicher Kostenfaktor | ||
Workday | 2.000.000 US-Dollar/Jahr | SuccessFactors |
PeopleFluent | 1.000.000 US-Dollar/Jahr | Workday |
SuccessFactors | 700.000 US-Dollar/Jahr | Workday |
Gesamtkosten | 3.700.000 US-Dollar/Jahr | |
HCM-Kosten im Vergleich zu Gesamtkosten | 3.700.000 US-Dollar/Jahr | |
Nach Wegfall von PeopleFluent | 2.700.000 US-Dollar/Jahr | |
Anteil an Gesamtkosten | 7 % der jährlichen SaaS-Gesamtkosten |