Case Study

Flexera SaaS Manager

Optimierung redundanter SaaS-Anwendungen – ein Anwendungsbeispiel

Profile

Ein Finanzdienstleister wollte seine Gesamtkosten für SaaS-Anwendungen senken.

Lösung

Mithilfe von Flexera SaaS Manager konnten die unternehmensweit anfallenden SaaS-Kosten erfasst werden.

Vorteile

Durch die Abschaffung einer redundanten Anwendung konnte das Unternehmen jährliche Kosten von 1 Mio. US-Dollar einsparen.

Die Herausforderung

Ein führendes Finanzdienstleistungsunternehmen beauftragte Flexera mit der Prüfung von Kostenabrechnungen, um die Gesamtkosten für Software-as-a-Service (SaaS) im Unternehmen zu ermitteln. Man vermutete, dass die Nutzung von SaaS-Anwendungen zunehmend außer Kontrolle geriet und unternehmensweit mehrere Anwendungen mit vergleichbaren Funktionen genutzt wurden. Das Unternehmen verfügte zu diesem Zeitpunkt jedoch über keine Möglichkeit, ohne monatelange manuelle Datenerfassung aussagekräftige Einblicke in die SaaS-Kosten zu erhalten.

The financial services company gave Flexera a year’s worth of expense reports to scan using the Flexera SaaS Management software. Flexera SaaS Manager’s proprietary expense scanner compared the company’s expense data against more than 32,000 known SaaS applications to identify all probable SaaS expenses.

Die Ergebnisse

Flexera SaaS Manager deckte laufende Zahlungen für 1.500 unternehmensweit bereitgestellte SaaS-Einzelanwendungen auf. Für das vergangene Jahr beliefen sich diese Zahlungen auf über 43 Mio. US-Dollar.

Kostenerfassung mit SaaS Manager

Nicht genehmigte Anwendungen 1.500 Ermittlung von 1.500 als SaaS-Anwendungen erfassten Einzelanwendungen im Kostenerfassungsprozess

Nicht genehmigte Kosten > 43 Mio. USD jährliche SaaS-Kosten > 43 Mio. USD jährliche Gesamtkosten sind auf 1.500 Einzelanwendungen zurückzuführen.

Hinweis: In diesem Fall wurden alle SaaS-Anwendungen als nicht genehmigt oder unbekannt gekennzeichnet, da das Unternehmen seine bekannten SaaS-Anwendungen nicht katalogisiert hatte und zur Bestimmung der SaaS-Kosten ausschließlich die entsprechende Scanfunktion von Flexera SaaS Manager verwendete.

Identifizierung von SaaS-Redundanzen

Dem Unternehmen lag nun schwarz auf weiß die unglaubliche Summe von 43 Mio. Dollar vor, die es für SaaS-Anwendungen ausgab. Entsprechend eilig hatte man es, herauszufinden, welche Anwendungen mit denselben Basisfunktionen im Einsatz und daher redundant waren.

Flexera SaaS Manager ordnete jede der 1.500 Anwendungen einer SaaS-Kategorie zu, um eventuelle Überschneidungen auszumachen. So fiel Workday® beispielsweise in die Kategorie Human Capital Management (HCM), Slack unter Kommunikation und Messaging, Tableau® unter Datenvisualisierung usw.

Anwendungen, die in dieselbe Kategorie passen, jedoch leichte Unterschiede in Funktionsumfang und Leistungsvermögen aufweisen, sind unter Umständen redundant. So fällt etwa Box™ als Filesharing-Anwendung in dieselbe SaaS-Kategorie wie Dropbox™ und Sharefile® und steht mit diesen beiden Anbietern in direktem Wettbewerb. Es kann also aus gutem Grund angenommen werden, dass sich das Funktionsspektrum der einzelnen Anwendungen überschneidet. Im nächsten Schritt galt es zu ermitteln, ob eine der Anwendungen für die Erfüllung der geforderten Aufgabe ausreichen könnte und die anderen somit hinfällig würden.

Flexera SaaS Manager identifizierte 59 Redundanzen unter den 1.500 Anwendungen, was Kosten in Höhe von 14 Mio. US-Dollar und damit einem Anteil von 32 % an den gesamten SaaS-Kosten des Unternehmens entsprach.

Anwendungsredundanzen Gesamtzahl einzelner Anwendungen: 1.500 Ermittelte redundante Anwendungen: 59

Anteil redundanter Anwendungen

4 %

Gesamte unnötige Anwendungskosten

14 Mio. USD

Anteil der Kosten redundanter Anwendungen an Gesamtkosten

32 %

Nächste Schritte

Unter den ermittelten 59 Redundanzen fanden sich drei HCM-Anwendungen: Workday®, PeopleFluent® und SAP SuccessFactors®. Die jährlichen Kosten für die drei Anwendungen beliefen sich auf 4 Mio. US-Dollar, was einem Anteil von 9 % der gesamten SaaS-Kosten des Unternehmens entsprach. Da die drei Anwendungen großflächig ähnliche Zwecke erfüllten, hinterfragte man die Notwendigkeit zum parallelen Betrieb. Zugleich unterschieden sie sich aber jeweils in ihrem Funktionsumfang. Das Unternehmen beschloss daher, die Anwendungen einer genaueren Prüfung zu unterziehen. So wollte man feststellen, ob möglicherweise auf eine oder zwei davon verzichtet werden konnte.

Standardmäßig dient Workday® innerhalb des Unternehmens als „Single Source of Truth“ und damit als zentrale Datenquelle für den Finanzdienstleister. Laut Peer-to-Peer-Software-Reviews ist SAP SuccessFactors® in der Branche die ähnlichste Alternative* zu Workday®. Für SAP SuccessFactors® und PeopleFluent® ist Workday® die ähnlichste Alternative in der Branche. Nach einer Gegenüberstellung der Funktionen aller Anwendungen ermittelte das Unternehmen Workday® als stärkste Option und stellte fest, dass PeopleFluent® weder genügend einzigartige Funktionen bot, noch die beste Alternative zu den anderen beiden Anwendungen darstellte.

* Ähnlichste Alternative gemäß Peer-to-Peer-Software-Reviews, aufgeführt unter „Referenzen“

AnwendungKosten seit Jahresbeginn
Slack2.000.000 USD
Workday2.000.000 USD
ShareFile1.500.000 USD
Box1.000.000 USD
PeopleFluent1.000.000 USD
Tableau Online950.000 USD
SuccessFactors700.000 USD

Eine Anwendung abgeschafft, 1 Mio. US-Dollar eingespart

Das Finanzdienstleistungsunternehmen entschied sich dazu, PeopleFluent aus seinem SaaS-Anwendungskatalog zu streichen. Der Wegfall dieser einen HCM-Anwendung brachte Einsparungen in Höhe von jährlich 1 Mio. US-Dollar mit sich und reduzierte die SaaS-Gesamtkosten um 2 %.

Possibility

  • Workday ist die Standardanwendung des Finanzunternehmens und dessen „Source of Truth“.
  • PeopleFluent ist weder für Workday noch für SuccessFactors die „nächstliegende Alternative“.
  • Durch Streichung von PeopleFluent und Wegfall als Kostenfaktor könnten HCM-Kosten um rund 1 Mio. US-Dollar pro Jahr reduziert werden.
* Ähnlichste Alternative gemäß Peer-to-Peer-Software-Reviews, aufgeführt unter „Referenzen“
AnwendungKostenÄhnlichste Alternative*
Wegfall von PeopleFluent als jährlicher Kostenfaktor
Workday2.000.000 US-Dollar/JahrSuccessFactors
PeopleFluent1.000.000 US-Dollar/JahrWorkday
SuccessFactors700.000 US-Dollar/JahrWorkday
Gesamtkosten3.700.000 US-Dollar/Jahr 
HCM-Kosten im Vergleich zu Gesamtkosten3.700.000 US-Dollar/Jahr 
Nach Wegfall von PeopleFluent2.700.000 US-Dollar/Jahr 
Anteil an Gesamtkosten7 % der jährlichen SaaS-Gesamtkosten 

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