Case Study
Maynilad erzielt dank Snow Optimizer for SAP® Software Einsparungen von mehreren Hunderttausend US-Dollar
Überblick
Wasser- und Abwasserdienstleister im Großraum Manila
Mitarbeiter: 2.200 bei 9,8 Mio. Kunden
Produkte: Snow Optimizer for SAP® Software
Standort: Philippinen
Erfolge
Einsparung von mehreren Hunderttausend US-Dollar an Lizenzkosten
Identifizierung von über 2.700 Lizenzen mit einer Genauigkeit von 100 %
Erfolgreicher Abschluss des SAP-Audits
Die Herausforderung
Hoher Zeit- und Kostenaufwand aufgrund von manueller Lizenz- und Nutzungsnachverfolgung
Maynilad Water Services, Inc. (Maynilad) ist der Wasser- und Abwasserdienstleister für über 9,8 Mio. Kunden im Großraum Manila. Etwa 2.200 Mitarbeiter bei Maynilad verlassen sich bei der Verwaltung dieser Services auf die Software von SAP®, wobei die Abrechnung pro Benutzerlizenz erfolgt.
Ein Schwesterunternehmen gewährte Maynilad ein Lizenzierungsmodell nach dem Schema Unlimited During Deployment (UDD), das unabhängig von der tatsächlichen Nutzung eine feste Gebühr für einen bestimmten Zeitraum vorsieht.
Ein UDD-Ansatz macht die Notwendigkeit zur Überwachung und Verwaltung der SAP-Lizenzierung hinfällig und ermöglicht Unternehmen wertvolle Flexibilität sowie unbegrenzte Nutzung in Übergangs- oder Transformationsphasen. Im Vergleich zum üblichen Lizenzmodell auf Einzelbenutzerbasis bietet UDD diese Agilität zu einem Premiumpreis.
Korina Monoso, IT Operations Head bei Maynilad, beschreibt die Situation so: „Maynilad entschied sich für die parallele Weiternutzung des direkten und des UDD-Lizenzmodells. Um Kosten und Komplexität zu reduzieren, wollten wir alle Benutzer nach Auslaufen der UDD-Lizenz in die Hauptvereinbarung von Maynilad überführen. Die manuelle Nachverfolgung und Konsolidierung der SAP-Lizenzen erwies sich während dieser Übergangszeit jedoch als herausfordernd und zeitaufwändig. Darüber hinaus war es schwierig, den Überblick über die Nutzung unserer SAP-Software zu behalten.“
Für Maynilad war Snow Optimizer for SAP® Software die beste Option: Die Implementierung ist schnell erledigt, die Konfiguration einfach und SAP-Anwendungen werden nicht beeinträchtigt. Dazu kommen Zertifizierungen von SAP und KPMG sowie die Auszeichnung als Leader im Gartner Magic Quadrant – weitere Argumente, die für Snow Optimizer for SAP® Software sprechen.
Korina Monoso, Head of IT Operations Maynilad
Die Lösung
Herausragender Service und lückenlose Übersicht über Lizenzierung und Nutzung
Für Maynilad stand fest, dass sich das Risiko steigender Gebühren nur mithilfe belastbarer Lizenz- und Nutzungsdaten zu direkten und indirekten SAP-Anwendungsszenarien erfolgreich kontrollieren ließ. Eine manuelle Erhebung schloss man aufgrund der dezentralen Organisationsstruktur und der damit einhergehenden Ineffizienz und Unzuverlässigkeit bei der Datenerfassung aus. Stattdessen machte man sich auf die Suche nach einem intelligenten Tool mit der Fähigkeit zur automatischen Datenextraktion und -analyse.
Die Wahl fiel schließlich auf Snow Optimizer for SAP® Software. Mit der Lösung wurde eine lückenlose Übersicht über den direkten und indirekten Lizenzstatus des Unternehmens einschließlich SAP BusinessObjects möglich. Maynilad übertrug alle Zuständigkeiten und Kapazitäten für das Management seiner SAP-Softwareassets vollständig an die SAP Basis- und Funktionsteams und präsentierte die Ergebnisse abschließend der Geschäftsleitung.
„Snow Optimizer for SAP® Software vermittelte uns in Vorbereitung auf den Auditprozess ein klares Bild unseres Lizenzstatus. Wir erhielten Hinweise auf die richtigen Fokusbereiche und den erforderlichen Detaillierungsgrad der Informationen“, so Korina Monoso. „Auch nach der Bereitstellung profitieren wir weiterhin von großartigem Support in Form zusätzlicher Empfehlungen und Beratung zu geplanten Lizenzmodellen, mit denen Maynilad gegebenenfalls weiter Kosten einsparen könnte.“
Nach Auslauf der UDD-Vereinbarung führte SAP sein Softwareaudit durch, dessen Ergebnisse man dann den Berichten von Snow Optimizer for SAP® Software gegenüberstellte, um Diskrepanzen ausfindig zu machen und deren mögliche Ursachen einzugrenzen. „So ist es uns dank Snow Optimizer in kurzer Zeit gelungen, unsere SAP-Lizenzzuordungen zu optimieren und zu bereinigen“, fasst Korina Monoso zusammen. „Im anschließenden Auditprozess griffen wir auf die Daten von Snow Optimizer zurück, um die tatsächliche Nutzung abzubilden, Haftungsrisiken zu minimieren und das bestmögliche Ergebnis für unser Unternehmen auszuhandeln.“
Anhand der validierten Daten, die Snow Optimizer for SAP® Software lieferte, konnte Maynilad potenzielle Auditkosten in Höhe von mehreren Hunderttausend US-Dollar vermeiden, die andernfalls mit der nicht verwalteten UDD-Lizenz entstanden wären.
Francisco Castillo, CIO Maynilad
Das Ergebnis
Transparenter Lizenzstatus ermöglicht Vertragsoptimierung und Flexibilität
Mittlerweile ist Snow Optimizer for SAP® Software an die Stelle des ausgelaufenen UDD-Lizenzmodells getreten und fungiert als neue Standardlösung für das SAP-Lizenzmanagement bei Maynilad. Das Unternehmen erstattet monatlich Bericht über den Zugriff auf SAP-Anwendungen und entsprechende Benutzerberechtigungen, verwaltet interne Auditprozesse und bestimmt seinen jeweils aktuellen Lizenzstatus.
„Wir konnten ein besseres Verständnis unserer SAP-Umgebung entwickeln und auf dieser Grundlage den richtigen Vertrag mit SAP aushandeln. Anhand der validierten Daten, die Snow Optimizer lieferte, konnte Maynilad potenzielle Auditkosten in Höhe von mehreren Hunderttausend US-Dollar vermeiden, die andernfalls mit der nicht verwalteten UDD-Lizenz entstanden wären“, so Francisco Castillo, CIO bei Maynilad.
Die Lösung erlaubt es dem Unternehmen jetzt beispielsweise, Lizenznutzung und -status über alle SAP-Plattformen hinweg zu überwachen. Durch den automatischen bestandsübergreifenden Datenabgleich werden Redundanzen ausgeschlossen. In vielen Fällen konnte Maynilad die Anzahl seiner Lizenzen optimieren und den jeweils geeigneten und kostengünstigsten Lizenztyp festlegen.
Konkret zeigen sich die Vorteile von Snow Optimizer etwa bei der Optimierung von Unternehmenslizenzen für SAP BusinessObjects (BOBJ). Die Gegenüberstellung von SAP BOBJ-Lizenzen und ECC Professional-Lizenzen konnte mit Snow Optimizer for SAP® Software verzögerungsfrei durchgeführt werden. Dank systematischer Abstimmung mit den Lizenzmetriken von SAP sind Anpassungen für Maynilad praktisch unmittelbar möglich.
„Früher nahmen allein das Identifizieren der Benutzer und das Extrahieren von Daten aus verschiedenen Systemen über fünf Stunden in Anspruch. Anschließend stand dann noch der manuelle Abgleich in Excel-Arbeitsblättern an. Mit Snow Optimizer können wir Informationen schnell extrahieren, an unseren CIO weitergeben und faktenbasierte Entscheidungen zur Optimierung der SAP-Lizenzen treffen“, so Monoso.
„Wie viele andere Unternehmen denken wir stark kostenorientiert“, ergänzt Castillo. „Snow Optimizer for SAP® Software hat uns die nötigen Werkzeuge an die Hand gegeben, um uns erfolgreich bei SAP-Audits zu behaupten, das kostengünstigste Lizenzmodell für uns zu wählen und unseren mehr als 9,8 Mio. Kunden echte betriebliche Exzellenz zu bieten.“
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