Case Study
Finanzmanagementunternehmen optimiert seine Google G Suite-Lizenzen mithilfe von Flexera SaaS Manager

Überblick
Ein Dienstleister aus dem Bereich Finanzmanagement musste die Anzahl neuer Google G Suite-Lizenzen erfassen, die abteilungsübergreifend benötigt wurden.
Die Herausforderung
Ein bekannter internationaler Dienstleister aus dem Bereich Finanzmanagement wollte die Verwendung seiner Google G Suite-Lizenzen abteilungsübergreifend analysieren. Das Unternehmen rechnete mit etwa 200 neuen Lizenzen in den kommenden Monaten, benötigte aber genauere Nutzungsinformationen, um die tatsächlich erforderliche Anzahl zu ermitteln. Da man erst kurz zuvor von Box auf G Suite als Kollaborations- und Filesharing-Tool umgestiegen war, ließen sich noch keine klaren Aussagen über die Akzeptanz der neuen G Suite-Tools im Unternehmen treffen.
Daher wurde Flexera SaaS Manager mit der G Suite-Instanz des Unternehmens verbunden, um 60 Tage lang Aktivitätsdaten zu erfassen.
Die Ergebnisse
Flexera SaaS Manager ermittelte 10.892 lizenzierte G Suite-Unternehmenskonten, von denen sich 2.791 als inaktiv herausstellten. Durch Aufdeckung dieses unnötigen Kostenfaktors ergab sich die Möglichkeit, die Gesamtkosten für G Suite-Lizenzen zu senken.
Analyse mit Flexera SaaS Manager
Inaktive G Suite-Konten 2.791 von insgesamt 10.892 lizenzierten G Suite-Konten
Möglicher Betrag aus Rückgaben > 300.000 USD pro Jahr
Die Lösung im Detail
G Suite umfasst eine Reihe von Tools für die unternehmensweite Dateifreigabe und Zusammenarbeit. Benutzer der Software können Dokumente erstellen, Dateien auf sichere Weise speichern und sie mit anderen Benutzern teilen. Das Unternehmen wollte die Produktakzeptanz in der Belegschaft überprüfen und verwendete den SaaS Manager von Flexera, um aussagekräftige Daten zur tatsächlichen Nutzung von G Suite zu erfassen.
Im Gegensatz zu anderen Tools für das SaaS-Management, die zur Erfassung von Anmeldedaten auf Single-Sign-On (SSO) setzen, bietet der SaaS Manager von Flexera eine DirectConnect™-Integration mit G Suite, um Benutzeraktivitäten zuverlässig innerhalb der Anwendung aufzuzeichnen. Anders ausgedrückt: Jedes Mal, wenn ein Benutzer ein Google Doc bearbeitet, ein Google Sheet erstellt, eine Google Slide-Präsentation anschaut oder eine andere Aktivität innerhalb der Tool-Suite durchführt, werden spezifische Aktivitätsdaten erfasst. Diese Daten helfen dabei, Geschäftsentscheidungen zu treffen und die Lizenznutzung zu optimieren.
Daten zu Google G Suite Gesamtzahl G Suite-Konten: 10.892
Gesamtanzahl aktiver Konten Konten mit Aktivität in den vergangenen 0–30 Tagen
74 %
Gesamtanzahl unzureichend genutzter Konten Konten mit Aktivität in den vergangenen 30–60 Tagen
0,6 %
Gesamtanzahl inaktiver Konten Konten ohne Aktivität basierend auf
Verlaufsdaten in SaaS Manager (120 Tage)
25 %
Kein Bedarf an neuen Lizenzen
Flexera SaaS Manager ermittelte, dass 74 % der 10.892 Konten in den vergangenen 30 Tagen genutzt wurden, was sie als „aktive“ Konten kennzeichnete. Eine Ausweitung des betrachteten Zeitraums auf 60 Tage förderte weitere Konten mit Aktivität zutage, die 0,6 % der Gesamtanzahl ausmachten und als „unzureichend genutzt“ eingestuft wurden.
Überraschenderweise stellte man fest, dass 25 % der G Suite-Konten im Unternehmen in dem Zeitraum, der von Flexera SaaS Manager erfasst worden war, überhaupt nicht genutzt worden waren.
Aktivitätsdaten werden bereits direkt in G Suite 60 Tage lang gespeichert. Flexera SaaS Manager überwachte die Aktivitäten für weitere 60 Tage. Am Ende standen daher mehr als 2.700 G Suite-Konten zu Buche, die 120 Tage lang keine nachverfolgte Aktion durchgeführt hatten. Für ein Unternehmen, das G Suite-Anwendungen standardmäßig nutzt, bedeutet dies eine enorme Verschwendung von Ressourcen.

Optimierung von G Suite als Maßnahme mit Mehrwert
Der Finanzdienstleister nutzte Flexera SaaS Manager außerdem, um die 2.791 Konten zu isolieren und eine mögliche Rückgabe zu prüfen. Die Kosten für jedes Konto belaufen sich auf 12 US-Dollar pro Monat. Auf das Jahr gerechnet ergibt sich so eine mögliche Rückgabesumme von mehr als 300.000 US-Dollar. Da das Unternehmen jedoch mit einem Bedarf von etwa 200 weiteren Lizenzen rechnete, plante man, einige der ungenutzten Lizenzen neuen Benutzern zuzuweisen. Vor diesem Hintergrund ergaben sich potenzielle jährliche Einsparungen von etwa 250.000 US-Dollar durch Optimierung der G Suite-Lizenzen.